אירופה בסגנון חבילת חבילת תמחור הפך פופולרי יותר בארה"ב
לא רק בפועל זה יכול להיות יעיל יותר עבור אלה המעורבים בתכנון האירוע, אבל הוא עושה ניהול וחיזוי העלויות הקשורות למקום האירוע הרבה יותר פשוט.
בארצות הברית, לעומת זאת, זה עדיין הרבה יותר נפוץ עבור בתי מלון לבנות עלויות ועידה שורה על ידי שורה על בסיס המבוסס על הצרכים המפורטים מותאמים אישית של כל מפגש או אירוע. אף על פי שהפרקטיקה מאפשרת למתכנן האירועים להיות בעל שליטה רבה יותר על כל פרט מהאירוע, הוא גם יוצר לעתים קרובות אירועים מורכבים לאירועים, וקושי רב יותר בניהול העלויות ובאירוע הכולל.
אף על פי שכיצד השחקנים המרכזיים בתעשייה ממשיכים לשנות את האופן שבו הם עושים עסקים, המודל האירופי והמודל האמריקאי עדיין נוטים לשקף את ההבדלים הללו בגישתם לאירועים של כנסים ואירועים. לקבלת צלילה עמוקה יותר, בואו נסתכל על שני אירועים ארגוניים אירוע החבילה לדוגמה: אחד מן לשעבר פירה ארמון בברצלונה (דוגמא אירופית) והשני ב Wynn Resorts בלאס וגאס (דוגמה אמריקאית).
דוגמאות לאירועי הכנסים והפגישות האירופאיות
שערי הארוזות היומיות פופולאריות בבריטניה ועבדו את דרכן גם ליבשת אירופה. "השוק הבריטי היה הראשון לבקש סוג זה של החבילה, ואנחנו תמיד מנסים להתאים את ההצעות שלנו כדי לענות על הצרכים של הלקוחות שלנו", מסביר מנכ"ל לשעבר של פירה ארמון בברצלונה (עכשיו קראון פלזה ברצלונה), עסק מלון הפופולרי בקרב מתכנני אירועים ומפגשים עסקיים המארגנים פגישות בינלאומיות.
מלון אירופאי
חזרה כאשר קראון פלזה ברצלונה עדיין פעל בתור ארמון פירה, כ -20% של לקוחות המלון היו מספרד. שאר הלקוחות הגיעו מאנגליה (19%), ארה"ב (17%), צרפת (7%), איטליה (6%), יפן (4%) וגרמניה (4%). בנוסף, כמחצית מהאירועים העסקיים המתארחים היו בתעשיית התרופות עם השאר, כולל טכנולוגיה, מזון ומשקאות , בנקאות ואנשי תעשיית הרכב .
הביקוש האירופי לתמחור חבילת הכנס
במהלך הזמן הזה, חבילת הפגישה היומית של פירה פאלאס כללה את השימוש בחדר הישיבות, הפסקת קפה (ים), צהריים, מסך, ועוד. חבילת הפגישה זמין (ים) כללה למעשה את כל מה המתכנן יכול צריך לכלול בפגישה.
ככל שהתפתחה הענף, הבקשות לחבילות ועידות ופגישות המשיכו להשתנות עם הזמן. בתחילה, מתכנני האירוע הארגוני ביקשו תמחור ועידה שטוח עבור חדרי ישיבות, מזון ומשקאות. עם הזמן, בקשות אלה הורחבו לכלול פריטים אחרים, כגון מסכים, גישה לאינטרנט, תרשימי Flip ומערכות שמע. אבל הביקוש היה עדיין עבור תמחור ארוז, במחירים קבועים.
עבור אלה שדרשו חדרי אירוח ללילה, הם גם ביקשו תעריף מיוחד / משא ומתן להתאמות באירועים הכוללים את הכנס.
בעוד חבילות אלה יכסה את רוב הצרכים של האירוע, המתכננים ימשיכו לשאת ולתת על דרישות אירועים אחרות, כגון אזור התערוכה, ארוחות ערב חגיגיות, קבלת קוקטיילים ופריטים אחרים של סדר היום.
היתרונות והחסרונות של הגישה האירופית
ברור כי הגישה האירופית בעיקר לתכנון ועידה של הכנסים עשויה להיות מועילה למתכנני האירוע מכמה סיבות, כולל התפיסה של חיסכון בעלויות, יכולת חיזוי עלויות וקלות הצגה ואישורים של לקוחות.
עם זאת, גישה כזו בהחלט מעמיסה נטל מוגבר על המלון כדי לחזות את צרכי הלקוחות שלה תוך כדי ניהול לשורה התחתונה שלה. "מנקודת מבטנו, הרבה יותר קל לעשות אירועים 'א-לה-קארט', ולמעשה, המבצע הרבה יותר מסובך, אבל התועלת עבורנו היא שביעות הרצון של הלקוחות", אומר המנהל הכללי לשעבר של ארמון פירה.
אמריקן כנס פגישה חבילות דוגמה
בעוד השוק האירופי הוא בוגר יחסית עם קבלת ושימוש חבילות ועידה או פגישה, יותר מלונות בארה"ב עשויים להתחיל לשקול לשנות את הדרך שבה הם חבילה ועידות מחיר ופגישות גם כן. זה חשוב במיוחד עכשיו כאשר מתכנני האירוע נדרשים לקבל החלטות הפגישה תחת מועדים קצרים יותר ויותר בתדירות גבוהה יותר.
בחודש מאי 2009, Wynn Las Vegas לקח את היוזמה להציג שלושה סוגים של מה שהם מכנים הכל כלול ועידה החבילה שיעורי עבור המפגשים קטן השוק, כלומר אלה עם פחות מ 80 משתתפים. היום הם עדיין מציעים חבילות אלה. הם כוללים:
- יום שלם
- "AM" חצי יום נציג נציג החבילה
- "PM" חצי יום בכנס נציג החבילה
בדיוק כמו מתכנני האירוע האירופיים הגיעו לצפות, אופציות ארוזות של Wynn מתומחרות על שיעור לכל נציג (כלומר, משתתף), כולל חדר ישיבות, מזון ומשקאות, חטיפים עבור הפסקות, מקרן LCD ומסך.
הרעיון של Wynn לפתח את אפשרויות חבילת הוועידה שלה גדל מגישת השוק האירופי. למעשה, אנדרה לינק, לשעבר מנהל המכירות הלאומי Wynn, הגיע בעבר מאירופה. "ברוב המקרים באירופה זו הדרך היחידה שמכרנו את הפגישות ... זה היה נדיר מאוד שהכנו הצעות לה-לה-קארט שמציגות את עלויות ה- F & B, השכרת חדרים, חיובים ל- AV וכו '", מסביר לינק.
שינוי באירוע הארגוני האמריקאי ועידת הכנס
עם ההשקה של תוכנית החבילה שלהם פגישה קטנה, Wynn Resorts הצפוי כי שיעורי ארוז ארוז יהיה פופולרי יותר עם הלקוחות הארגוניים שלהם, כי רוב הפגישות העמותה גדולים יותר. הם צדקו. מאז, מספר רשתות מלונות אמריקאיות ברמה גבוהה החלו להציע חבילות של פגישות עסקיות ועידות, אשר משקפות בצורה טובה יותר את המודל האירופי, אם מדובר בתכנון אירועים.
כדי להיות בטוח, מפגש ועידה החבילה שיעורי לא יענה על הצרכים של כל אירוע. למעשה, רוב המתכננים מכירים בכך שהם יוותרו על כמה פרטי פרטים עבור התוכנית שלהם או דורשים את המקום כדי להתאים אישית את החבילה לכלול אלמנטים נוספים. תמיד יש את זהירות על הסתמכות על מחירי החבילה אם המתכננים צופים כי התוכניות שלהם עשוי לרוץ יותר זמן מהתחזית הצפויה, אשר יכול לגרום עמלות נוספות. אבל עבור אלה המתכננים מפגש האירוע אשר מסתכלים מקרוב על התקציב שלהם, אלה פגישה חבילות ועידה מציעים חיזוי ברור לתקציב הוועידה.