למד את המפתחות כדי להישאר מאורגן
איך האירוע מתכננים להישאר מאורגן
הארגון הוא אחד המפתחות להצלחה עבור רוב מתכנני האירוע. לא רק יכול לשלוט מיומנויות ארגוניות להוביל פחות מתח, אבל זה יכול גם לשפר את היצירתיות שלך כמתכנן אירוע המאפשר לך לראות את התמונה הגדולה יותר ולחשוב מחוץ לקופסה בידיעה כי יש לך להתמודד איתן על הפרטים. הנה כמה דרכים מתכנני האירוע מוצלח להישאר מאורגן.
יצירת איגודי אירועים
יצירת איגודי תכנון אירועים ואירועים היא כנראה הדרך היעילה ביותר להתארגן לתכנון סמינרים, כנסים, הדרכות פנימיות, פגישות מנהלים וכל סוגי האירועים. בעוד מתכנני האירוע רבים עוברים כלים אלקטרוניים יותר דיגיטליים הארגון, קלסרים פיזית יכול לשמש מקום לאירוע החשוב ביותר ואת פרטי התוכנית. שמירה על עותקים של מסמכים מסוימים, הערות ופרטים אחרים יכולה להיות מציל חיים לאורך חיי האירוע.
באופן אידיאלי, כל אירוע ו / או תוכנית צריך להיות קלסר משלה. בהתאם למורכבות האירוע שלך, הכריכה שלך יכולה לכלול מספר קטעים, כולל:
- מסלול / אג'נדה
- אנשי קשר מרכזיים
- משתתפים
- תקשורת
- חוזים
- הזמנות לאירועים
- בידור
- לינה / רשימת חדרים
- מחלקת הגעה
- פעילויות
- מתנות
- תַקצִיב
- שונות
עם מתכנן האירוע שלך אירוע מתעדכן באופן קבוע, תוכל לשתף מידע בקלות עם עמיתים פנימיים שלך ולקוחות, גם אם הם לא נותנים לך הרבה זמן להתכונן.
לנצל אירוע תכנון תוכנה או אחסון מסמך מקוון
בעוד קלסרים האירוע שלך צריך לכלול את כל הפרטים החשובים ביותר של האירוע בכל עותק קשיח, שאר הערות התייחסות שלך, רעיונות התכתבות צריך להיות גם מאורגן ויחד. כיום, מתכנני אירוע רבים משתמשים בתכנון אירועים ותוכנה לניהול, אך רבים אחרים מחפשים אפשרויות אחסון קבצים מקוונות כדי לשמור על סדר היום.
כלים מקוונים כמו Google Drive ו- Dropbox יכולים לספק מקום מאורגן לכל מיני מסמכים אלקטרוניים מגיליונות אלקטרוניים לחשבוניות. כלים אלה מאפשרים לך להעלות, לאחסן ולארגן מסמכים לקבצים ותיקיות מקוונים, שבהם ניתן לגשת אליהם בקלות מכל מקום. תוכל לפתוח מסמכים במחשב הנייד, בטלפון החכם או בטאבלט. תוכל גם לצרף בקלות קבצים אלה להודעות דוא"ל או לשתף את המסמך עם עמיתים, ספקים ולקוחות. זה יכול להיות הפתרון הארגוני המושלם עבור מתכנני האירוע אשר תמיד בדרכים.
השורה התחתונה של הארגון
בסופו של דבר, איך לארגן את המסמכים, הערות, התכתבות תלוי בך.
לכל מתכנן אירועים יש מערכת אחרת שעובדת עבורם והאירועים שלהם. הגורם החשוב ביותר צריך תמיד להיות נגישות ומוכנות של מידע. אז ודא כי כל מערכת אתה משתמש, אתה יכול במהירות ובקלות לאתר את המידע שאתה מחפש.