כתיבת מכתבי הזמנה רשמיים לפגישות

מתכנני האירוע והמפגש צפויים לתרום או לכתוב מכתבי הזמנה רשמיים וחומרים עבור הפגישות, נסיעות תמריצים ותוכניות אחרות שהם מארגנים. זה לא חייב להיראות כמו משימה מדהימה, אבל חשוב לעקוב אחר צעדים מסוימים כדי לעקוב אחר התנהגות נאותה התנהגות ולהימנע חסר פרטים חשובים עבור האורחים שלך.

הנה איך:

1. צור נושא אירוע. לפני כתיבת מכתבי הזמנה רשמיים וחומרים, המתכננים חייבים לוודא שיש להם נושא מפתה עבור התוכנית. השאלות הבאות יעזרו להתחיל את תהליך סיעור מוחות: האם זה כנס חינוכי, סמינר או תמריץ הנסיעה? איפה הוא מוחזק? מה זה ייחודי לגבי היעד או המקום? מהו לוח הזמנים המחוספס לאירוע? מה הן המטרות מאחורי התוכנית? למה משתתף רוצה להשתתף? שאלות אלה יסייעו להקים נושא אירוע נהדר.

1. צור הזמנה אלקטרונית. רבים מכתבי הזמנה רשמיים וחומרים לאירועים מרכזיים הועברו כעת למערכות רישום מקוונות בגלל נפח הלוגיסטיקה של אירועים חשובים שיש ללכוד במהלך תהליך RSVP: איות של שמות, מידע ליצירת קשר, דרישות תזונתיים, גישה לנכים, צורכי תחבורה, פרטי התוכנית, מידע פעילויות ועוד. הערה: אירועים מורכבים פחות עשויים להשתמש בדף אינטרנט יחיד או בתמונת עיצוב גרפי שנשלח בדוא"ל כדי להעביר פרטי אירוע ואנשי קשר של RSVP.

2. צור הזמנה מודפסת. בהתאם לאופי של התוכנית או האירוע שלך, נימוסי הזמנה עשויים להציע לך לכתוב מכתבי הזמנה רשמיים והערות כדי לתת לאורחיך לדעת שאתה באמת מעריך את נוכחותם. זה שונה מחומרי האירוע; במקום זאת, שקול כרטיס הזמנה פשוט המספק מידע בעל ערך לאורחך, כולל המארח ו / הכותרת שלה, הנושא של האירוע, תאריך (ים) ו / או זמן (ים), וכן איש קשר RSVP.

1. כתיבת הזמנות לאירועים רשמיים. כחלק מההזמנה האלקטרונית, עליך לשרטט מידע ברמה גבוהה על התוכנית ועל האירוע. לדוגמה, אם זהו טיול תמריצים או כנס מרובה ימים, רצוי לכלול את הפרטים הבאים: היעד, מקום המלון הראשי / הכנס, הנושא המרכזי, רמקולים (כולל ביוס), לוח זמנים, פעילויות, לוגיסטיקה ופרטים על רישום. הזמנות מכתבים וחומרים צריך לספק לאורחים סיבה להשתתף, ותמיד לכלול קריאה לפעולה.

1. נימוסי הזמנה מתחילים בתיאור יעד / מקום. בעת כתיבת אותיות הזמנה רשמית וחומרים, זה תמיד הבטוח ביותר להניח שאף אחד לא היה למקום שבו אתה מארח את התוכנית. זה אומר שאתה צריך לכתוב סקירה קצרה של היעד ו / או מלון / מתקן / מקום שבו התוכנית מוחזקת. אם אתם מתכננים אירוע רב-ימים, שמרו על רמה גבוהה ככל האפשר של מידע זה, אך ודאו שיש מספיק מידע כדי לספק לאורחים תובנות ייחודיות לגבי המקום, ולמה עליהם להשקיע את זמנם שם איתכם.

2. נימוסי הזמנה מחייבים את לוח הזמנים של האירוע. אם אתם מתכננים אירוע רב-ימים כגון תוכנית תמריצים, חומרי הזמנה צריכים לכלול פרטים רבים ככל האפשר, כך שהאורחים יוכלו לתכנן את הזמן שלהם בהתאם. משמעות הדבר היא כי ההזמנה שלך צריכה לזהות שיטות ההגעה ואת הזמנים שבהם הם צפויים להשתתף, פעמים לפגישות עסקים ופעילויות (ובחירות של פעילויות), מידע על ארוחות ומידע על עזיבה.

3. נימוסי הזמנה מחייבים תיאורי פעילויות. בעת כתיבת מכתבי הזמנה וחומרים רשמיים, ספק סקירה כללית של הפעילויות השונות כדי לסייע לאורחים לקבוע טוב יותר מה מתאים את האינטרסים שלהם. האם תוכנית הגולף שלך יום וחצי או יום מלא האירוע? מהו "המעמד" של אותו נהר המפלים לצוף? מהו גובה שבו אתה מארח את האירוע, ואיך גבוה כי תוכנית אופני הרים לקחת אותך? מהו משך הזמן לשיעור ציור ומה ילמדו?

1. כללי התנהגות מחייבים מידע על פגישה לוגיסטית. שוב, בהנחה שאתה אירוח תוכנית רב ימים, האורחים חייבים להיות מסופקים עם פרטים על כל אחד מהפריטים הבאים:

   • הזמנות טיסה
   • רישום אירוע
   • הזמנת חדרים
   • הסעות לנמל התעופה
   • קוד לבוש
   • מזג אוויר
   • הליכי הצ'ק-אין
   • פריטים שאינם ניתנים להחזר
   • אנשי קשר של אנשי צוות מארחים

2. לפתח את סדר היום האירוע הסופי. זה ייראה שונה מחומרי ההזמנה הראשוניים, אך יש לספק לאורחים המוזמנים עם ההגעה או רק לפני השתתפות באירוע. זה צריך לכלול שעה אחר שעה (זה בסדר לשלב את השעות) סקירה כללית של מה מתוזמן מתי והיכן. אם יש לך מספר מסלולים חינוכיים מתוכננים בו זמנית, כדאי לשרטט את הרצועות בקבוצות, כך שהמשתתפים ידעו אילו נושאים מתוזמנים מתי והיכן.

1. צור את מכתב קבלת הפנים של האירוע. מתכננים רבים נאבקים עם מה המידע שהם צריכים או לא צריך לכלול מכתבים בברכה. העצה הטובה ביותר היא לשמור את הודעת הפתיחה פשוטה ולתת לאורחים לדעת כי הם בברכה ומוערך. נימוסים הזמנה מציע כי המכתב צריך להיות חתום על ידי המארח הרשמי של האירוע.

   אחד הפריטים להתעלם ביותר אירוע ההזמנה היא הודעה על עזיבה. כחלק מכתב קבלת הפנים ואת כל המתנות הגעתו, חשוב לצרף פרטים על איך האורחים יעזבו.

2. יצירת כרטיסי תפריט. בין אם אתם מתכננים ארוחת בוקר, צהריים או ערב, האורחים תמיד מעריכים את כרטיסי התפריט המתאר את פריטי התפריט עבור כל קורס של הארוחה. זה נותן להם משהו לדבר על כאשר מתכנסים עם אחרים ליד השולחן שלהם ומאפשר את הצוות לחכות כדי לקבל במהירות אפשרויות התפריט מאורחים, עוזר לשמור על לוח הזמנים על המסלול. הערה: אם אתם מתכננים הפתעה מיוחדת במהלך הארוחה, כגון קינוח נושאים מסוימים בידור ייחודי, זה עוזר לשמור את הפריטים האלה את כרטיס התפריט כדי לשפר את האפקט המיוחד.

3. יצירת כרטיסי מתנה הערכה. בין אם זה מתנה הגעה או מתנה כרית, כל מתנה הערכה צריך כרטיס מתנה מתנה שלה. זוהי הזדמנות לחזק הודעות "תודה" ולהפוך את האורחים שלך מרגיש מיוחד במיוחד. זה עוזר לשלב ניסוח ומסרים המשקפים את הנושא של האירוע עצמו.

4. צור הודעות יציאה אישיות.

   ביום שלפני העזיבה, יש למסור הודעות לחדרי האורחים המזכירים את מועד יציאתם, כולל מספר טיסה וזמן יציאה. הוא מספק הזדמנות לתקן את כל שגיאות ברגע האחרון, כי ייתכן overlooked במהלך תזמון הלוגיסטיקה.

טיפים:

1. ודא שיש לך מעצב גרפי מעולה תהליך רישום מקוון. האתגר עדיין היום הוא כי רבים באינטרנט שונים האירוע מערכות רישום קיים, אבל הם גם דורשים הרבה התאמה אישית או את השימוש של מערכות צד שלישי עדיין נחשבים קצת יקר על בסיס לכל להזמין. לכן מתכננים רבים עדיין מסתמכים על כלים ומשאבים ביתיים שלהם.
2. מצא את עצמך חנות נייר מכתבים גדולה. למרות שהארגונים נעים יותר ויותר לשימוש באמצעי תקשורת אלקטרוניים, זה עדיין לא מחליף את ההשפעה כי הזמנות מודפס וחומרי האירוע לספק. חפש נייר מכתבים כי יהיה לשבח את נושא האירוע, וכן לשנות את סגנונות של נייר וגדלים כדי ליצור עניין יותר ודרמה. האורחים שלכם יראו את המאמץ.
3. צור תבנית ושכפל משם. מתכננים ליצור תבנית הזמנה מכתבים וחומרים, ופשוט לעדכן אירועים חדשים מתוך תבניות של תוכניות ואירועים קודמים. כמובן, נייר מכתבים חדש, גרפיקה, טקסט, וכו ', יש לבחור ולהשתמש, ולכן יש כמות מסוימת של התאמה אישית נדרש בכל פעם.