מסמכים כדי לשמור לטווח ארוך לטווח קצר
4 סיבות לשמור רשומות
- זה יעשה את זה הרבה יותר קל להגיש את המסים שלך.
- לאחר כל שהוקלט יעזור למנוע ממך להחמיץ את כל הניכויים, אשר תחסוך לך כסף.
- זה יעזור לך לוודא שאתה הגשת תביעות מדויקות. במקום לנחש, "אני חושב ששילמתי לקבלן זה ב -1,000 דולר", על ידי משיכה מהירה של גיליון אלקטרוני, תדע ששילמת לו 850 דולר ב -17 ביולי.
- במקרה שאתה מבוקר או למס הכנסה יש לך שאלות על פריטים על ההחזר המס שלך, תהיה לך הוכחה לגבות את הטענה שלך. אם אין לך תיעוד זה, תמצא את עצמך מבלה זמן וכסף מנסה למצוא את ההוכחה. גרוע מכך, אם אתה לא מסוגל לבוא עם קבלה, התביעה שלך לא יכובד ואתה יכול אפילו לשלם מסים נוספים ועונשים.
מה הרשומות אני צריך לעקוב אחר?
התשובה הקצרה היא שאתה צריך לעקוב אחר הכל! מס הכנסה ידוע לביקורת עסקים קטנים , במיוחד אלה שמראים הפסד בשנים רצופות. בנוסף, סוכני IRS רבים אינם מבינים את ניואנסים המס החלים על המשקיעים הנדל"ן, מה שהופך אותם סביר יותר שאלה הגשת שלך.
אתה צריך הוכחה אם שאלות ה- IRS כל הפריטים שלך, או אפילו את הקורס היומיומי של העסק, אם מישהו מנסה השאלה תשלום.
שני סוגים של רשומות תצטרך לשמור הם רשומות קבוע רשומות לטווח קצר.
1. רשומות קבועות
אלה מסמכים שאתה רוצה לשמור ללא הגבלת זמן.
מה הן דוגמאות של רשומות קבע?
אלה מסמכים שיהיו רלוונטיים ובעלי ערך עבורך הרבה מעבר לשנת המס הנוכחית, כגון:
- כל הדיירים חכירה.
- כל סוג של מסמכים משפטיים - קנסות, דוחות בדיקה, הופעות בבית המשפט.
- כל סוג של היתר יש לך לקחת על הנכס.
- כל דבר היית פוחת - כגון רכוש או שיפורים.
- אם יש לך את החברה שלך Incorporated כמו LLC , LP , S Corporation או אחרים, אתה רוצה לשמור את כל הרשומות הנוגעות לכך.
- פוליסות ביטוח.
- מסמכי הלוואה - כגון משכנתאות.
- מסים של שנים קודמות.
- שם / שטר נכס.
2. רשומות לטווח קצר
בטווח הקצר, אני לא מתכוון לכמה חודשים. אתה רוצה לשמור את כל המסמכים שאתה רואה חשוב מספיק כדי לתבוע על המסים שלך במשך מינימום של חמש שנים. כמה זמן אחרי זה תלוי ברמת הנוחות שלך. זה יעזור לך במקרה שאתה מבוקר אי פעם או תבע.
מה הן דוגמאות של רשומות לטווח קצר?
כל מה שנחשב כהכנסה או הוצאה עבור שנת המס הנתונה, כגון:
- עלויות פרסום עבור העסק או הנכס שלך.
- הוצאות בידור - כגון ארוחות ערב או ארוחות צהריים ללקוחות קיימים או פוטנציאליים.
- הריבית המשולמת על המשכנתא וכל כרטיסי האשראי לשימוש עסקי.
- שכר משפטי / מקצועי - לרואי חשבון, עורכי דין, סוכני ביטוח, מתווכים.
- הוצאות המשרד - אינטרנט, קו הטלפון השני עבור העסק, ציוד משרדי, ניכוי המשרד הביתי אם יש לך משרד ביתי המשמש אך ורק עבור העסק.
- השכרה התקבלה.
- בוצעו תיקונים.
- פיקדונות הביטחון קיבל.- כאשר החוזה של הדייר מסתיים, אם אתה שומר חלק הפיקדון הביטחון, עליך לרשום את זה כהכנסה. אם אתה שומר חלק ממנו לשלם עבור תיקונים, את הכסף שאתה מוציא על תיקון נחשב הוצאה, אשר ניתן לנכות על המסים שלך.
- הוצאות נסיעות לעסקים - כגון קילומטרים מונע עבור פעילויות השכירות.
- שירותי עזר שילמו.
- שכר ששולמו לעובדים או קבלנים עצמאיים.
איך אני צריך לעקוב אחר רשומות שלי?
אתה צריך לשמור עותק דיגיטלי (מחשב) ו עותק קשיח (נייר) של כל הרשומות שלך.
1. העתקה דיגיטלית
אתה רוצה להשתמש בגיליון אלקטרוני או תוכנית כגון Quicken השכרת נכס מנהל כדי לעקוב אחר ההכנסה וההוצאות שלך.
אתה צריך לעשות את זה ברגע הכנסה מגיע או חשבון מתרחשת. אתה רוצה לכלול מידע מפורט ככל האפשר:
- תַאֲרִיך,
- זְמַן,
- למי שילמו או שילמו לך,
- מהות ההכנסה או ההוצאות
- כמות.
- אתה יכול גם לכלול איך זה היה משולם או שהצטברו (במזומן, מספר המחאה, כרטיס אשראי, כסף, וכו ').
רמת הפירוט תהיה תלויה בתוכנה שבה אתה משתמש או יוצר. תוכניות מסוימות יקשר ישירות את חשבונות הבנק שלך יהיה לרשום את ההוצאות שלך ואת ההוצאות בשבילך.
גם אם תבחר תוכנית פחות יקר, או לשמור את הרשומות על גיליונות אלקטרוניים אישיים, אתה עדיין צריך להגדיר רשומות נפרדות עבור כל נכס, עבור כל סוג של חשבון, ועל סוגים נפרדים של הכנסה. הנקודה היא להקליט מידע רב ככל שתוכל בזמן העסקה, כך שאתה יכול בקלות ליצור דוחות כספיים בעתיד.
אתה תמיד צריך לגבות אותם על תקליטור, על כונן קשיח חיצוני, בענן ואפילו עם עותק נייר. יש להדפיסם בסוף כל חודש ו / או סוף השנה.
2. עותק קשיח
אתה רוצה לוודא שיש לך עותק נייר של המסמכים החשובים ביותר שלך. אם אפשר, אתה רוצה לאחסן אותם במעין אש מעכב הגשת המערכת או כספת. אם אתה לא מצליח למצוא אחד גדול מספיק עבור כל הקבצים שלך, אתה רוצה לשמור את החשובים ביותר, כגון כותרות לנכס בתיבה זו. סיווג הכל לפי שנה ולאחר מכן אלפביתי למיין את הקבצים כך שהם קל למצוא.