מתכנן אירוע האירוע לתכנון אירועים מיוחדים

לקחים בתכנון וביצוע אירועי יום האם של אמא

מתכנני אירועים מיוחדים - במיוחד אלה שלא למטרות רווח - יודעים כי ארגון אירוע התרמה חוצות הוא רעיון נהדר. אירועים מסוג זה, כמו רעיונות אחרים לגיוס תרומות קהילתיות, מחייבים את התכנון לאירוע השנה הבאה מיד לאחר סיום האירוע לגיוס תרומות השנה. חשוב לדון באירוע ולדון במה טוב ומה אפשר לשפר בעוד שהאירוע עדיין טרי במוחו של הצוות.

דיון על ההצלחות ושיפורים להבטיח כי תכונות אלה עשויים להיכלל או משופר לאירוע בשנה הבאה. תכנון פרואקטיבי כזה גם מוסיף ערך עבור נותני החסות. ו, באופן בלתי נמנע, כל הקהילה מוצלחת הולך מקווה לגדול ולהרחיב משנה לשנה.

חשוב להישאר ממוקדים במטרה העיקרית של קיום אירועים כאלה: גיוס כספים. עבור אלה מתכנני האירוע אשר בעבר שנערך טיול הקהילה, אחד הזמנים החשובים ביותר לתכנון למעשה קורה לאחר הליכה מסתיים. כדי ללמוד על ההיבטים הרבים של תכנון והוצאה לפועל של התרמה קהילתית, אנחנו הולכים לקבל מבט מאחורי הקלעים באירוע יום האם, בהנחיית Y-ME של סרטן השד של שיקגו.

יום האם של אמא יום השד סרטן התרמה

Y-ME נוסדה על ידי שני ניצולי סרטן השד בשנת 1979. ללא כוונת רווח היה ידוע בעיקר בזכות התוכנית הרב-לשונית הלאומית לחולי סרטן השד.

התוכנית צברה תהילה כמו רק 24 שעות ביממה מוקד טלפוני חינם של המדינה מאויש כולו על ידי ניצולי סרטן השד מי הם יועצים עמיתים. אבל הארגון ארגן גם מסע התרמה שנתי ביום האם, שתמכו בתוכניותיהם ובשירותים שלהם. חזרה בשנת 2007, Y-ME גייסה יותר מ -7 מיליון דולר עם כמעט 43,000 הליכונים מ -12 ערים.

בשנת 2008 השתתפו 15 ערים. לרוע המזל, Y-ME סגר את דלתותיו ב -2012, אך המורשת של התרמה השנתית שלו נותרה מקרה מצוין למפתחי אירועים שלא למטרות רווח.

הרבה הצלחה של Y- ME גיוס ניתן לייחס גישה מאורגנת לתכנון לפקוח עין על המטרות החשובות ביותר הראשון. ליז קלוג, מנהלת האירוע לשעבר של הארגון, אמרה זאת לאחר שנת השיא שלהם ב -2007: "יש לנו תוכנית לנקודות שונות בזמן בתהליך התכנון. לכן, אנו ננקוט צעדים כדי לקדם את הנקודות החשובות ביותר בזמן כדי לוודא שאנחנו מצליחים. לדוגמה, בעיר שבה אנו עשויים לארח אירוע בפעם הראשונה, עלינו להתמקד בכך שיש לנו מקום מצוין ומיקום שבו אנשים ירצו לחזור. בהמשך הדרך, אנחנו יכולים להתמקד באיזה בתי קפה אנחנו נשחרר חוברות ". בואו נסתכל על איך קלוג וצוות האירוע Y-ME מאורגנים אירוע כזה מוצלח.

תכנון שלב 1: ניתוח המספרים

אירוח טיול קהילתי או אירוע דומה מחייב לאחד כמה מטרות מכוננות שונות, אך בסופו של דבר, האגודה או צדקה המארח את האירוע עושה זאת כדי לגייס כסף עבור המטרה שלהם.

לכן, הצעד הראשון בתכנון האירוע הבא מתרחש כאשר האירוע הנוכחי מסתיים, ורוב העבודה מקיפה את "המספרים".

"הסתכלנו מקרוב על המספרים אחרי האירוע מסתיים", מסביר ליז קלוג, "השווינו איך עשינו השנה לעומת השנה הקודמת. הסתכלנו על חווית המשתתף. הערכנו את קטגוריות החסות שלנו. הגיבנו לכל הודעות מיידיות על האירועים ". מתכנני האירוע גם ינקטו צעדים מיידיים כדי להבטיח שכל המעורבים באירוע השנה יימשכו בשנה הבאה.

גם קלוג חפר לתוך הפרטים. בהערכותיה, היא בחנה את הכל ממספר המתנדבים שהשתתפו בהפצצות חולצות. היא היתה שואלת אם היא זקוקה פחות או יותר לשנה הבאה.

תכנון ציר הזמן

עבור אלה המארגנים טיול קהילתי, חשוב לדעת מהם הצעדים שיש לטפל בהם בזמנים שונים.

לרוב העמותות אין את המותרות של חברי צוות רבים ואנשי מתנדבים, שיניעו את הצלחת האירוע. אבל המתכננים מכירים בכך שהם חייבים לוודא כי הם עובדים בשיתוף פעולה הדוק עם ראש העיר של העיר ואת מחלקת עבודות הציבור כדי לקבל את האירוע על לוח השנה הציבורי.

קלוג מציע כי הצעד הראשון לאחר ניתוח המספרים בשנה שעברה להיות להתמקד גיוס חברות. אם האירוע הוא לא תוכנית חדשה, חשוב לקבל את התמיכה הארגונית לאירוע בשנה הבאה מיד לאחר האירוע השנה מסתיים. "התמקדנו בחידוש החסויות כשמסרנו את הדו"ח על האירוע", אומר קלוג. היא גם מציעה את עיקרי המתכננים המעוניינים בארגון טיול קהילתי כאירוע התרמה:

• זהה נותני חסות של החברה
• לפתח תוכניות צוות הליכה
• קביעת פעילויות האירוע
• להתחיל בגיוס
• סיים לוגיסטיקה של אירועים
• החזק את האירוע
• לקיים אירוע "תודה"
• להעריך ולהתחיל האירוע הבא

Y-ME גם תעסיק חברת לוגיסטיקה חיצונית שתטפל בדרישות הלוגיסטיות שלה. אבל אחד היעילים ביותר היה יישום מערכת רישום מקוון.

Online הרשמה מערכת הצלחה

Y-ME למד במהירות על החשיבות של שימוש באינטרנט לרישום מקוון ומאז הדגיש מאוד את השימוש בטכנולוגיה עבור רישום מקוון וגיוס כספים.

הם השקיעו במערכת ניהול מערכת יחסים מקוונת כדי לשמש אתר המירוץ שלהם 2003. מערכת זו משמשת כאתר אישי למתנדבים לביצוע פניות אישיות לתרומות ומעורבות אחרת. היא לוכדת מידע למסד נתונים יחיד ומשמשת ככלי לקפטני צוות הליכה כדי לעודד את חבריהם.

המשתתפים באינטרנט עלו מ -4,000 ל -11,594. התרומות המקוונות עלו מ -5,000 ל -19,650. צוות ה- Y-ME האמין כי הוא תרם להגיע למטרה של 2.35 מיליון דולר, וכבונוס, הטכנולוגיה צמצמה את עלויות הניהול בכ -20,000 דולר.

מערכת כזו יכולה לשמש גם כלי תקשורת חשוב המאפשר לארגון לעקוב ולהמשיך לערב את המרכיבים מעבר ליום המירוץ עצמו.

יום מרוץ

טיולים קהילתיים מתוזמנים לרוב בשעות הבוקר. בהתאם למורכבות של שילוט ומיקום, להגדיר עבור האירוע עשוי בדרך כלל להתחיל מוקדם ככל שבוע לפני האירוע, עם רוב הפעילות קורה כמה ימים לפני ההליכה.

כאשר Y-ME יהיה תכנון האירוע השנתי שלהם התרמה, הצוות היה בדרך כלל מנסה להגביל את האזור שבו הם החזיקו את ההליכה, כך שזה לא היה דורש כמות משמעותית של זמן משאבים לבצע משימות מסוימות מבצע כמו סגירת רחובות. הטיול שלהם היה בדרך כלל לא תחרותי, ולכן זה גם עוזר להם שהם לא צריכים לשקול את הדרישות הדרושות עבור תחרות גזע תחרותי יותר.

את לוח הזמנים של יום מרוץ עצמו בדרך כלל זרמו כדלקמן:

• אירוע תכנון צוות מגיע (2.5 שעות לפני הליכה)
• התנדבות צ'ק-אין (שעתיים לפני ההליכה)
• חסות על ביצוע צ'ק-אין והתקנה (2 שעות לפני ההליכה)
• הרשמה מתחיל (1.5 שעות לפני הליכה)
• הגדרת קו התחלה (30 דקות לפני ההליכה)
• טקס פתיחה (10 דקות לפני ההליכה)
• מרוץ מתחיל
• ראשי בידור הבמה מתחיל (1 שעה לאחר הליכה מתחיל)
• ראשי שלב ראשי הערות (לאחר הליכה מסתיים, בשעה 1.5 שעה סימן)
• התוכנית מסתיימת באופן רשמי (3 שעות לאחר תחילת ההליכה)
• האירוע מתחיל (לאחר האירוע מסתיים באופן רשמי)

טיפים לתכנון הליכה או הפעלה של הקהילה

עבור אותם ארגונים המעוניינים לקיים הליכה קהילתית או לרוץ בפעם הראשונה, קלוג מציעה מספר הצעות שיסייעו להבטיח אירוע מוצלח .

• התחל עם מוביל חם, כולל מתנדבים מקושרים היטב, נותני חסות או צוות גדול. הגדרת תוצאות ניתנות למדידה.
• הערך את אירועי המתחרים בעיר / במיקום שלך כדי לזהות את השיטות המומלצות שלהם ואת תחומי השיפור שלהם.
• עבודה עם המשרד של ראש העיר ורחבי הפארק כדי לדון בהיתרים הנדרשים ואת הלוגיסטיקה האירוע שלך: זמן, מיקום, מספר המשתתפים. ודא שאתה מוכן לפגישות האלה.
• להבין את התקציב שלך וודא שאתה לשמור על ההוצאות התפעוליות שלך 25-30% לאירוע חדש. כמה ארגוני צדקה יהיה לשאוף 15-20% מכלל ההוצאות.
• חסות מאובטחת לספוג 100% מההוצאות התפעוליות של האירוע שלך.