בתי מלון רבים הסתמכו על אתר אינטרנט מקוון RFP (בקשה להצעות) אתרים, כגון Conventionplanit.com ו sabrehotelrfp.com כדי לקדם את הפגישה ואת יכולות השירות בכנס. הם פיתחו גם טפסים מקוונים שלהם RFP.
עם זאת, מתכננים רבים אינם ששים לשלוח RFPs המלון שלהם באמצעות מנועי החיפוש של צד שלישי. מתכננים רבים מעדיפים להגיש את בקשותיהם להצעות מלון ישירות למלון ומרכזי כנסים.
איזה מידע נכלל במלון RFP?
כלי נהדר כדי לעזור למתכננים להתחיל לפתח טפסים משלהם עבור הצעות מלון ואירועים אחרים האירוע הוא האירוע קיבל שיטות חילופי כלים של המועצה לתעשייה האמנה.
אלמנטים בסיסיים עבור מלון RFP צריך לכלול את הדברים הבאים:
- פרטי הקשר הבסיסיים של Requestor (שם, כותרת, ארגון, כתובת, טלפון, דוא"ל וכו ')
- תאריכי אירועים (מספקים לפחות שתי אפשרויות שונות)
- בלוקים לחדר הדרושים (תאריכים ומספרי חדרי אירוח)
- בקשות לחדר ישיבות (תאריכים, גודל החדרים, כמויות)
- דרישות מזון ומשקאות
- דרישות נגישות
- משלוח וקבלה
- מידע רלוונטי אחר
ניצול היתרונות של כלי RFP
בנוסף, Global Business Travel Association (GBTA) מספק את חבריה עם כלי מלון מקיף RFP כי מתכנני האירוע מומלץ לשקול.
אלמנטים של מלון GBTA המלון כוללים את הפעולות הבאות:
- סקירה כללית על מתקני המלון
- RFP מידע על המבקש סקירה
- פרטי חדר האירוח
- גודל שטח הפגישה הכולל של המלון
- סה"כ מספר חדרי ישיבות
- גודל של חדר הנשפים הגדול ביותר או חדר ישיבות
- גובה תקרה לחדר הנשפים או לחדר הפגישות הגדול ביותר
- האם יש במלון חדר ישיבות קבוע?
- כמה אנשים ישיבו את הישיבות?
- האם במלון יש חלל תצוגה ייעודי?
- מהו גודל שטח התערוכה?
- מהו המרחק למרכז הקונגרסים באזור?
- מהו שם מרכז הכנסים?
- מהו אחוז המס על מזון ומשקאות?
- מהו תשלום שירות מסיבות?
- האם את שירות משתה חיובי במס?
- האם המלון מציע שירותי אודיו ויזואליים (A / V) בתוך הבית?
- האם המלון יציע הנחה על שירותי הבית / V?
- האם המלון יאפשר ללקוחות להביא ספקי A / V חיצוניים?
- כמה חדרי ישיבות מכילים אינטרנט אלחוטי מהיר?
- איך חדרי ישיבות יכולים להכיל ועידות וידאו?
- האם יש תשלום עבור שימוש משלך A / V ספקים?
- האם המלון מקבל "כרטיסי ביקור" של החברה לתשלום?
- האם המלון מציע מחירי חבילות הפגישה?
בנוסף, יהיה זה מועיל לחלוק עם מכירות המלון את סוג האירוע שאתה מארח. זה יספק להם תובנה לגבי היעדים הפגישה שלך עשוי להיות.
החדשות הטובות לגבי עבודה עם בתי מלון הן שרובן צריכות להיות מנוסות למדי בהצבת אירועים דומים יחד, ומנהל מכירות גדול או קייטרינג יוכל לחלוק איתכם פרטים נוספים על דרכים לעזור למתכנני האירוע לעמוד ביעדים שלהם.