למד את היסודות של בניית תקציב אירוע

כמתכנן אירוע , להישאר במסגרת התקציב של הלקוח שלך הוא המפתח. וכדי לעשות זאת, אתה צריך תקציב אירוע מפורט שאתה והלקוח שלך מסכים. בין אם אתה חדש לתכנון האירוע או מתובל מקצועי, שמירה על תקציב האירוע יעזור לך להישאר מאורגן ומוכן לכל חקירה הלקוח - ולעזור לך להימנע מהתקציב. עבור אירוע בסיסי, כגון מסיבת יום או ארוחת ערב, Excel או תוכניות גיליון אלקטרוני אחרים יכולים להיות מועילים.

רשום את ארבעת הקטגוריות הבאות בחלק העליון:

• פריט
• הוצאה צפויה
• הוצאה בפועל
• פרטים

לאחר מכן, לסווג ולעקוב אחר פריטים הוצאה.

ניהול תקציב אירוע

1. עקוב אחר מחירי השכירות של האתר. כאשר אתם מתכננים את האירוע עצמו וכשאתם נפגשים עם מנהל המכירות של המקום שלכם, עקבו אחר כל דמי השכירות הצפויים עבור האירוע ואיזור הפונקציה, ניהול משק הבית, טיפול במטען והוצאות נלוות.

2. הערכת עלויות קייטרינג. זה כולל את כל מזון ומשקאות החיובים, כולל טיפים ו gratuities - אשר יכול להסביר עד 30%.

3. דמי הובלה של מסמכים. זה כולל הסעות, מאמנים, העברות אירוע וכל הוצאות נלוות.

4. הוסף הוצאות עיצוב. רוב האירועים כוללים הוצאות על עיצוב, כגון centpieces, פלורלים, השכרת אוהלים, וכו 'זה המקום שבו רשימה אלה עלויות.

5. דמי הבידור והציוד של המסמכים. הוצאות שכיחות בקטגוריה זו כוללות את ציוד A / V, אבל זה גם מקום טוב לרשימת honorials לרמקולים או אם אתה שכירת בדרנים.

1. לסכם את דמי ההדפסה. כמה פריטים פריט קטן למעשה לשלב לעשות פריט שורה גדולה יותר. אלה כוללים הזמנות, תגי שם, חוברות תוכנית, שילוט אירועים, וכרזות.

2. פריט למתנות. טיפ אחד נפוץ האירוע הוא לא לאפשר אורח לעזוב בידיים ריקות. אז, כל מתנה או מתנות שאתה מספק, לעקוב אחר העלות עבור אותם בנפרד; אתה תהיה מופתע כמה פריטים אלה יכולים לעלות.

1. זיהוי הוצאות פעילות. אם האירוע שלך כולל פעילויות כגון גולף, טניס, ספא, רפטינג, רכיבה על אופניים או פעילויות אחרות, תרצה לציין את עלות העמלות בנפרד. שקול לסכם את העלות הכוללת בגיליון האלקטרוני שלך ולצרף פירוט.

2. הוצאות אחרות. אם הוצאה אינה נופלת לאף אחת מהקטגוריות הנ"ל, רשום אותן כפריט הוצאות שונות כאן.

3. תן לעצמך קטגוריה מגירה הקרן. בהתאם לגודל או המורכבות של האירוע, מומלץ לתת לעצמך עד 20% מתקציב האירוע כאן. למרות התכנון הטוב ביותר, חיובים הולכים יעלה תוכניות מוקרן עם הוצאות שאתה אף פעם לא מחשיב. זה ימנע ממך לעבור על התקציב בכל פעם.

4. לסכם את ההוצאות הצפויות. כאשר אתה בונה את האירוע האירוע, תהיה לך הקרנה טובה של סך ההוצאות. זהו המידע שתשתף עם הלקוח האירוע כדי לוודא שהם מודעים לתקציב האירוע, כך שאין הפתעות מאוחר יותר.

5. לסכם את ההוצאות בפועל. זה קורה לאחר האירוע הסתיים. סיכום ביניים את החשבוניות לתוך 10 קטגוריות לעיל ולתעד את התקציב בפועל. אם נוח מאוד, לזהות חיסכון התקציב בפועל לעומת התקציב הצפוי, הוכחת את הערך שהבאת לתפקיד.