ישנם משתנים שיש להביא בחשבון בעת ביצוע הבחירה שלך. אלה כוללים את המטרה של האירוע שלך, את התקציב אתה עובד עם, הסיבה שלך עובדים בחו"ל, ואת המועמדים הזמינים לתפקיד, ולמרבה המזל, יש כמה חברות משאבים מצוינים יכולים להשתמש כדי לבחור את המתכנן האירוע הטוב ביותר או המפיק כדי לעזור ליצור אירוע החברה שלהם.
השתמש במדריך הבא כדי לעזור לך לקבוע אם אתה צריך מתכנן אירוע לאירוע החברה הבא שלך, ואם אתה עושה, איך לבחור את המועמד הטוב ביותר לתפקיד.
קביעת יעד האירוע שלך ואת הצורך מתכנן האירוע
רוב האנשים חושבים כי שכירת מתכנן אירוע חיצוני או קייטרינג מתחיל על ידי קביעת התקציב של האירוע , אבל האמת היא כי חשוב יותר להתחיל על ידי הגדרת למה אתה רוצה לקיים אירוע מלכתחילה. לפני שתגיע אל משאב חיצוני או פנימי שיעזור לך לתכנן את האירוע, אתה רוצה להיות מסוגל לשתף את המטרות החשובות של האירוע. ענה על השאלות הרלוונטיות שלך לגבי מי, מה, היכן, מתי, למה וכיצד - יהיה מספיק זמן לבצע התאמות מאוחר יותר.
לאחר שהגדרת את היעדים שלך, כמה רעיונות ברורים יתחילו להופיע על מה הנושא והמסר שברצונך להעביר באירוע שלך, אבל הכי חשוב, אתה רוצה לקבוע אילו פעילויות ושירותים אתה צריך את המשאב החיצוני לטפל בשמך.
אתה רוצה לקבוע איזה תקציב יש לך עבור המתכנן ואם הם יעזרו לבחור את המקום, לבנות את התפריטים ולהמליץ על אפשרויות מזון ומשקאות, רמקולים מקור ובידור, להיות באתר עבור הצרכים של יום הייצור, ו / או לעזור ליצור את מסמכי התקשורת החשובים כמו הזמנות רשימת האורחים.
אם אתם מתכננים את האירוע לבד ועדיין יש כל הצרכים הללו unmet, רוב הסיכויים שאתה רוצה לשכור מתכנן האירוע לנהל את המשימות האלה ואחריות.
השתמש במקורות מקומיים כדי למצוא מתכנן אירוע מוסמך
לעתים קרובות, אנשים חושבים כי מפה לאוזן היא הדרך הטובה ביותר לשכור מתכנן האירוע עבור מסיבת יום השנה שלהם, ארוחת בוקר עסקית עסקית, לסגת סוף השבוע, או סוג אחר של אירוע, ובעוד זה בהחלט עוזר, זה כנראה לא הגישה היעילה ביותר.
אם אתה מנסה למצוא את המתכנן האירוע הטוב ביותר עבור הרומן שלך, עדיף לחקור מישהו מנוסה בעל מוניטין חזק בתוך הקהילה של מתכנני האירוע. מילה של הפה מספק הזדמנות עבור מכירות קל עבור המתכנן המבקשים למצוא לקוחות חדשים, אבל המוניטין עמית הוא יעיל מאוד.
לא משנה אם זה אירוע חברתי או פגישה הארגונית, באופן כללי, הכללים של שכירת מתכנן אירוע או קייטרינג נשארים זהים: אתה רוצה לשכור מישהו שיש לו מומחיות ביצירת סוג של האירוע שלך.
קחו פרקים של קבוצות חברות מקצועיות או לבדוק עם הפרק הלאומי או המקומי של מפגש מקצועי הבינלאומי, האגודה הבינלאומית אירועים מיוחדים, האגודה הלאומית של קייטרינג מנהלים.
זה גם רלוונטי לגלות מי מפרסם מאמרים בתעשייה שלהם.
אם אתה רוצה לדעת למי יש מוניטין של אספקת שירותים או מומחיות בשוק מסוים, לבדוק עם הוועידה המקומית ומבקרים מבקרים כמו מתכנני האירוע רבים הם חברים פעילים, והם גם לשמור על קשרים עם לשכות המסחר המקומי; דרך נוספת למומחי המקור היא להגיע אל מחלקת המכירות של המלון - הם ישתפו אתכם במי שהם בוטחים בו.
ראיונות ודיון על צרכי אירועים עם מועמדים
רוב מתכנני האירוע יהיו להוטים לשמוע על האירוע הספציפי שלך, אבל לספק להם פרטים קצרים בהתחלה, ולהתמקד קצת יותר על המומחיות שלהם בסיבוב הראשוני של ראיונות, שבמהלכם אתה צריך לצמצם את מספר המועמדים עד שלושה מועמדים החזקים ביותר.
לאחר מכן עליך לשאול כל מתכנן אירוע או את המשרד שלהם כדי לשתף מידע על העסק שלהם, ניסיון עם אירועי העבר, וכיצד הם מתכננים contingencies, תוך הקפדה על אופן התגובה של המבקש וכל השאלות מעקב הוא או היא עבור החברה שלך, את האירוע, או את מטרותיו.
מתכננים טובים ילוו אותך בדיון כדי ללמוד על היעדים הכוללים של האירוע, על ציר הזמן, על התקציב שלך, על ספירת האורחים ועל ההעדפות האישיות שלך. מתכננים טובים ישאלו אתכם שאלות על הארגון שלכם ויידעו על המטרות שלכם ועל האירוע שלכם - חפשו סימנים אלו כאשר אתם מתראיינים כדי למצוא מועמדים הבולטים משאר.
למרות שזה לא תמיד ניתן לפגוש מישהו באופן אישי במהלך הסיבוב הראשון של ראיונות, במיוחד אם התוכנית שלך מחוץ לעיר, זה יכול להיות צעד קריטי בבחירת המתכנן הנכון או המפיק עבור האירוע שלך ואת החברה.
פגישות פנים אל פנים מספקות תובנה מעבר למומחיות או ניסיון של המתכנן לקשר שלו עם הצוות בחברה שלך, שיסייע ביצירת האירוע הזה - תרצה לבחור מועמד שלא רק יש לו רקורד מצוין הפקת אירועים איכותיים, אבל גם אחד שמקבל יחד עם הצוות שלך.
צמצום למטה אפשרויות ביצוע בחירה
זה לא מספיק טוב ללכת על האינסטינקט שלך, את העצה של החברים שלך או אפילו עמיתים לעבודה או את הפגישה האישית לבד - זה האירוע שלך, ואת השם שלך ואת המוניטין שלך יהיה קשור אליו, אתה צריך לבדוק גם את הפניות של המועמדים שלך. הקפד לבקש שמות של לקוחות המועמדים עבדו עם בעבר, אבל גם לחפור לתוך ההיסטוריה של כל מתכנן למצוא אירועים שהוא או היא אולי לא הזכיר - אתה עלול לגלות הוא או היא botched כמה אירועים עם לקוח מסוים לא לא לעשות את קורות החיים שלו.
לאחר שתאמת כי מועמד מועסק היטב עם החברה שלך, מוכיח מומחיות בתחום, ויש לו הבנה די טובה של האירוע שאתה רוצה לייצר איתו או לה, זה הזמן לצמצם את הבחירה שלך אחד ולהקשיב את הרעיונות שלו על האירוע. בהתבסס על המטרות והרעיונות שלך, מתכנן אירועים טוב יציג בפניך תוכנית שתסייע בהשגת הנושא שלך - אם זה ערב וערב פרטי עבור קבוצה אינטימית של אנשים, המתכנן צריך לבוא אליך עם רעיונות הכוללים רבים את הפרטים עבור התוכנית שלך.
בשלב זה, מתכנן האירוע צריך להציג בפניך רעיונות שיגרמו לך להרגיש כאילו הם לקחו את התקציב שלך והכפילו את ערכו. זה צריך להיות ברור באופן שבו הם נפילה החזון שלהם לאירוע שלך.
השוואת התקציב שלך מתכנן האירוע
בהתבסס על מטרות האירוע שלך, ניתן ליצור תחושה כללית של כמה זה יעלה עבור אלמנטים שונים של התוכנית שלך, אשר ישתנו בהתאם לסוג האירוע שאתה מארח ומה זה כולל. אנשים רבים לארגן אירוע בפעם הראשונה נוטים ליפול למלכודת של רצון לתכנן אירוע שמפניה על תקציב בירה, ולכן אנשים רבים יפנו למתכנן האירוע שלהם לעזרה.
מועמד אידיאלי ייקח מה התקציב שאתה מציג אותם ולהפוך אותו למשהו קסום, אבל אלה רעיונות יבואו במחיר, וזה חשוב לך לשאול המתכנן לחשוף את כל העלויות שלו או שלה מקורות פוטנציאליים של איך דמי אלה יהיה מכוסה שולבו התקציב הכולל, אירוע מתכנן עמלות ישתנה מתכנן לתכנן או אירוע החברה לחברה האירוע.
בהתאם לאופי האירוע שלך, תתבקש לספק פיקדונות, ניירת, חוזים למתכנן האירוע ואת המקומות האירוע והשירותים שהם מציעים. זוהי דרך מקובלת לחלוטין של טיפול בעסקים, אבל העצה הטובה ביותר בשלב זה היא לחפש ייעוץ מקצועי ולא לחתום על חוזה זה לא נבדק על ידי היועץ המשפטי שלך, במיוחד כאשר עוסקים אנשים פרטיים שאולי לא אותם משאבים של חברה גדולה.
להישאר עם המתכנן שלך ולהיות מוכנים אש לשפץ
רוב הסיפורים הרעים שקורים הקשורים לתכנון האירוע הם בדרך כלל תוצאה של חוסר מעקב. תכנון אירועים דורש תיאום יעיל של הלוגיסטיקה ודחיית אלה לאדם צד שלישי יכול backfire אם מתכנן האירוע שכרת אינו אחראי באופן מלא את המטרות של החברה שלך ואת היעדים עבור האירוע.
מסיבה זו, אתה בתור מנהל גיוס צריך לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם המתכנן או המפיק כדי להבטיח כי כל אלמנט של הייצור הולך ללא תקלה מ ביצוע המקומות בטוח וספקים מוכנים לאירוע כדי להבטיח תשלומים נעשו לכל הספק לפני ואחרי. זה לא אומר שרוב מתכנני האירועים אינם מספקים את השירותים המובטח להם; זה פשוט אומר שאתה צריך לוודא כי הלוגיסטיקה אושרו.
אם הכל יתנהל כמתוכנן, יהיה לכם אירוע מוצלח ומשאב מצוין למתכנני אירוע לעתיד, אך אם תהליך התכנון אינו פועל בצורה חלקה עבור השירותים המוסכמים בכתב, אזי חשוב לבדוק אם הפרויקט הוא התאמה טובה עם המתכנן.
אמנם זה סביר להיות סבלני ולעבוד באמצעות לוגיסטיקה וכל אי הבנות פוטנציאליים לאורך הדרך, אם אתה לא מקבל את השירותים שאתה רוצה אז אתה צריך להיות מוכן לקיים כמה דיונים רציניים. אם אתה חייב, להיות מוכן לירות מתכנן רע יש אפשרות גיבוי בכל עת.