כמה מתכנני האירוע מרגישים תחושת הקלה בשלב זה, ולבסוף מוכרים או מקודמים לתפקידי ניהול נוספים עבור תרומתם.
אבל במקרים רבים, זה לא מספיק פשוט לתכנן ולבצע אירוע עסקי גדול. אירועים עסקיים נתפשים לעתים קרובות כהשקעה למטרה מסוימת, ומתכנני האירוע צריכים להבין כיצד למדוד את הערך של התוכניות שלהם.
מדידת אירועים עבור החזר על השקעה (ROI) או החזר על יעדים (ROO) עשויה להיות שטח חדש עבור כמה מתכננים, אבל זה סוג של מאמץ זה יעזור להרחיב את מעורבותם ואת התרומה הכוללת לארגון, מסביר טוני לורנץ, לשעבר CMM, נשיא שיקגו מבוססי ProActive, Inc, חברה פרימן. ProActive היא סוכנות אסטרטגית ואירועים המתמקדת בשירותי שיווק חווייתיים. לורנץ הוא כיום מנכ"ל AlliedPRA.
יסודות מדידה של אירועים
רוב מומחי האירוע מכירים בכך שמדידת תוכניותיהם תשתנה מארגון לארגון. סיבה אחת לכך היא כי מודלים עסקיים שונים מאוד בין תאגידים, עמותות, עמותות ועוד.
אז מה הן הדרכים מתכנני האירוע צפויים למדידת האירועים שלהם?
אם אירוע מקצועי עובד על הצד הכספי של הארגון, הוא עשוי להיות צפוי למדוד את האירוע על בסיס חיסכון כספי. לדוגמה, מהו החיסכון הכולל משא ומתן עבור חדרי מלון, מקום מפגש, קייטרינג, וכו '?
אם אירוע מקצועי עובד בצד העסקי של הארגון, הוא עשוי להיות צפוי למדוד את האירוע על בסיס תרומת התוכנית לתוכנית העסקית הכוללת. לדוגמה, ארגון סמינר במסגרת השקת מוצר כוללת הכוללת יחידות עסקיות מרובות.
וכמעט כל מתכנני האירוע ייקח מבט ביקורתי על מה הלך טוב ומה יכול להשתפר בעתיד. האם האירוע הגיע במסגרת התקציב ? האם הלקוח מרוצה מהתוצאה?
ובעוד כל גישה היא בהחלט צורה תקפה של מדידה, הם נוטים להתמקד רק על מדידות ברמה הטקטית ביותר. אנשי מקצוע האירוע צריך להיות מסתכל כדי ליצור דרכים להפוך את תרומות האירוע שלהם הרבה יותר אסטרטגי.
מדידת אירועים אסטרטגית
לורנץ מסביר כי ניתן לראות את ההחזר על ההשקעה בשני מישורים שונים: ברמת הארגון וברמת המשתתפים:
- הארגון רשאי להציג החזר ROI על ידי צבירה של כל העלויות והשוואתו לערך המוערך על ידי הארגון. ואז קובע את היתרונות הכספיים של האירוע. ברמה ארגונית וברמת משתתפים.
- החזר ה- ROI ברמת המשתתף עשוי להימדד ברמה האישית ולהעריך את הערך על בסיס משתתף.
ProActive מייעץ ללקוחות לעקוב אחר תהליך אסטרטגי ויצירתי כדי להשפיע על אירועים, ולורנץ ממליץ להתמקד במדידת עמדות. זה יעיל במיוחד עבור אירועים בקנה מידה גדול:
- תַגלִית. הגילוי צריך להתרחש בשלב מוקדם של התהליך, כך מתכננים עשויים לכלול בעלי עניין מרכזיים להגדיר בסופו של דבר תוכן הפגישה, רמקולים וכו 'מתכננים צריך לערב בעלי עניין מפתח שיכולים להגדיר מטרות אסטרטגיות הן בארגון המארח את האירוע ואת המשתתפים בפגישה. זה יכול להיות מושגת על ידי מבקש מהם להשלים קצר, שש עד שמונה שאלות פתוחות.
- סקר טרום אירוע. זה הזמן שבו הפגישה או מתכנן האירוע יכול להגדיר כמה צעדים לכימות ROI ו ROO. סקר מדגם רחב של מזמינים כדי לזהות את הבעיות, החששות והצרכים שלהם ברמות מרובות. זה יעזור המתכנן להגדיר אמות מידה מדידה עבור המשתתפים הפגישה.
- טרום פגישה Core -7 בסיס. צעד זה נותן למדוד את התפיסה הפסיכולוגית וההתנהגותית של משתתף הפגישה לגבי הפריטים שזוהו במהלך הגילוי.
- ידע / הבנה ("אני יודע")
- דעות / תפיסות / אמונות ("אני מסכים")
- רגשות / עמדות ("אני רוצה")
- יכולות / מיומנויות ("אני יכול")
- כוונות / מחויבות ("אני")
- התנהגויות ("אני עושה")
- תוצאות / השפעות עסקיות - החזר ROI ("אני מספק ערך")
- עיצוב פגישה. עם הבנה של מטרות בעלי עניין ותפיסות המשתתפים, המתכננים יכולים כעת להגדיר מטרות מפתח עבור הפגישה עצמה וכיצד הודעות אלה יוצגו. איזה סוג של מצגות? האם התוכנית צריכה לכלול סדנאות אינטראקטיביות? האם הרצפה tradeshow יהיה שימושי בחינוך המשתתפים? באילו כלים תשתמש כדי להעביר ולחזק את המסר שלך? מי צריך לשמש רמקולים?
- החזק את האסיפה או את האירוע.
- סקר פוסט-אירוע / מבחני ביצועים. לאחר האירוע, חשוב למדוד עד כמה התוכנית נמסרה על אותם מדדים שהוגדרו על סמך תוצאות הגילוי וסקר לפני האירוע. האם התוכנית הביאה לשינוי עמדות, תפיסות, אמונות וכו '? האם המשתתפים יפעלו על השינויים האלה?
- מעקב אחר ההשפעה העסקית. המדידה האסטרטגית דורשת התמקדות בהשפעה ארוכת הטווח על התנהגויות של משתתפי פגישה. זה גם זמן טוב כדי לקבוע את ההשפעה הפיננסית הלא פיננסיים של התוכנית.
הצעות למטב את תהליך המדידה פגישה
לורנץ מציעה שישה הנחיות שיעזרו למתכנני הפגישה לשפר את החזרתם לאירועים:
- החל לפני פגישה / לפני הפגישה התהליך.
- למדוד ממדים פסיכולוגיים, התנהגותיים ופיננסיים.
- השתמש במדידת החזר ROI עבור פגישות גדולות וחשובות
- למדוד ולעקוב אחר תוצאות משנה לשנה.
- קביעת סטנדרטים מקצועיים ומיומנויות צוות.
- השתפר עם הזמן
הצעות למדידת אירועים קטנים יותר
כדי להיות בטוח, תוכנית מדידה רשמית עבור תוכנית בודדת יהיה שימושי עבור אירועים גדולים, יקר. אבל מה עם שאר האירועים העסקיים המתוכננים לאורך השנה - האם ניתן ליישם מדידות אירועים למאות אירועים קטנים יותר המתוכננים לאורך השנה?
כמובן.
לורנץ מציע שארגונים מזהים חמש או שש שאלות בסיסיות שהן קריטיות לארגון. לאחר מכן, למדוד את האירועים השונים כדי לקבוע אם סדרה של אירועים עשה פסיכולוגי, התנהגותי או כספי השפעה.
צובר את התוצאות. לדוגמה, אם הארגון מחזיק 30 אירועים דומים במהלך השנה בשווקים שונים עם מדדים דומים, זה בהחלט יכול לספק אמצעים איכותיים וכמותיים.
"לבודד את ההצלחה ולבנות אמצעים משם", מייעץ לורנץ.
לבעלי העניין המרכזיים בארגון יהיה את הסיום הסופי באיזו יעילות יהיו המעורבים באירוע או בסדרה של אירועים יקבעו את כמות האשראי שיש לתת למי שסייע לתכנון האירועים.