כתיבת אג'נדה לטיול תמריץ או לסגירת מנהלים

כיצד לייצר מפגש פגישה תמציתית

מתכנני האירוע הם אלה המוטלים על יצירת אג'נדה תמציתית אך אינפורמטיבית לפגישות ולאירועים אותם הם מארגנים, כולל אג'נדות עבור נסיגות ארגוניות של שבוע. בין אם סדר היום הוא ליום אחד של פגישות עבור מנהלי סניפים או ארבעה ימים של תרגילי בניית צוות עבור עובדים חדשים, האלמנטים הבסיסיים נשארים זהים.

טיפים לכתיבת סדר היום

כתיבת סדר יום לאירוע - ובמיוחד אירוע רב-ימים - לפעמים מאתגר משום שסדר היום (או מסלול המראה) צריך להיות קצר תוך מתן כל המידע הדרוש.

אחרי הכל, רוב הנוכחים יהיו מכירים את התוכניות המוצעות ולא רוצה לסחוב סביב מסמך נרחב כדי לברר היכן הם צריכים להיות ומתי. זה התפקיד שלך כמתכנן אירוע כדי להפוך את החיים של המשתתפים קל ככל האפשר.

היסודות הבסיסיים של סדר היום צריכים להכיל את הפרטים הבאים:

• שם ומיקום האירוע.
• יום ומדויק של כל אירוע / פעילות עד לרבע שעה.
• סוג של אירוע כגון מפגש יצירתיים במוח יצירתי מול מפגש אסטרטגי של קביעת יעדים מול דיון פאנל עם ראשי צוותים
• מידע רלוונטי על האירוע כגון איך להתלבש עבור התכנסות אם זה ארוחת צהריים, ארוחת ערב או מסיבת קוקטייל (כלומר, עסקים מזדמנים לעומת עניבה שחורה)
• טיפ: תמיד תן למשתתפים לדעת היכן הם יכולים למצוא מידע נוסף כגון אתר האינטרנט של הארגון המארח.

דוגמה לפגישת סדר יום של פגישה

לרוב פורמטים של סדר היום יש קטע כותרת במרכז הדף עם שורה אחת עד שלוש שורות עם שם האירוע, שם הארגון המארח את האירוע והתאריך שבו מתחיל האירוע.

סדר היום מאורגן אז בשתי עמודות: העמודה השמאלית מכילה תאריכים ושעות. בצד ימין מופיע שם האירוע יחד עם פרטים על הפעילות.

סדר היום שלך צריך להיות קל לעקוב, ואם זה אירוע של יום אחד, לנסות לקבל הכל על דף אחד. זכור, המסלול הכללי הוא אחד מכמה פריטים שאתה המוטל עם הכנת יחד עם חומרי הזמנה רשמיים אחרים כמו הזמנות אלקטרוניות מודפס .

כי המשתתפים יקבלו מספר רב של חתיכות של חומר תקשורת ממך, יהיו הרבה הזדמנויות לספק מידע מעמיק במסמך אחר.