בחר את הנושא והמיקום שלך
שלב זה מייצג את שני המשתנים שהקהל שלך ירצה לדעת לפני כל דבר אחר.
"איפה ומדוע" של הפגישה מיד להשפיע מי יוזמן ואם הם ישתתפו.
המקום שבו תבחר משפיע על הפגישה הכללית ומשפיע על החלטות אחרות של האדם שתצטרך לבצע בעת תכנון האירוע.
זהה משתתפים
חלק גדול מניהול פגישה ממוקדת ופורה הוא הימנעות הסחות דעת, וזה אומר הגבלת הזמנות למקבלי ההחלטות העליון. יש נטייה בתרבות הארגונית לכלול את כל הגורמים הקשורים בתקשורת, אבל אתה יכול להגביר את הייצור על ידי ביטול שותפים שיכולים להאט את ההתקדמות עם דיונים לא חשובים. במקום להזמין משתתפים שאינם מצביעים, לעודד את המשתתפים המרכזיים לדבר עם הכפופים להם לפני שיגיעו לפגישה.
הצעה שלושה תאריכים וזמנים
היו זהירים לגבי האופן שבו אתם לומדים על הזמינות של כל משתתף. קל לפתוח "תיבת פנדורה" של בעיות כאשר מדובר תזמון תאריך תועלת הדדית לפגישה שלך.
אחת הדרכים להימנע מכך היא להציע כמה תאריכים וזמנים, ואז לשאול כל אחד מהם עובד הכי טוב. אם אתה בר מזל אז אחד התאריכים יתאים לכולם. אם לא, אל תפחד לשאול את outliers אם הם יכולים להתאים את לוח השנה כדי להתאים את הרוב.
צור מסלול
זה חיוני כדי לקבל לוח זמנים עבור מה הנושאים יידונו יחד עם מי יוביל כל קטע של הפגישה.
המתכננים אולי יצטרכו לבקש ייעוץ מהמנהלים הבכירים כדי ליצור במדויק מסלול. לאחר השלמת הטיוטה הראשונה יש להגיש אותה לאישור הקבוצה.
לדון מצגת צרכים
יש הרבה דרכים שונות להציג רעיונות לקבוצה, וכל דובר מתוזמן הולך להיות העדפה שלהם. פונקציונליות של PowerPoint, גישה לאינטרנט ולוחות לבנים הם רק חלק מהרכיבים שעליך להזדקק להם. להיות פרואקטיבי בבקשת פרטים אלה, ומעקב כדי לאשר אותם כמה ימים לפני הפגישה.
לוח זמנים קייטרינג
המפתח הזמנת מזון לפגישות קטנות היא לשמור על התפריט פונקציונלי. אתה לא רוצה את קייטרינג להפריע כל היבט של העסק בהישג יד, כדי למנוע ארוחות רשמית מדי אם אפשר. אם ארוחת צהריים לשבת למטה מתבקש ואז לנסות להזמין חדר סמוך לארוחה, כך המשתתפים יכולים לחזור לפגישה בהקדם האפשרי.
שלח פרטים סופיים
בערך שבעה ימים לפני האירוע אתה רוצה לשלוח עותק סופי של המסלול ופרטים לכל משתתף. זה אמור לכלול את כל מה שהוזמן ליום. גם לכלול כיוונים, מידע על חניה, מספרי חדרים ואנשי קשר חירום.
אם אתה עובד עם המנהלים ואז להעתיק את העוזרים המינהליים על הדוא"ל גם כן.
יום פגישה
בתור מתכנן הפגישה, זה התפקיד שלך כדי לוודא את האירוע מקבל בעט בהצלחה. כמובן, אתה רוצה להגיע באתר מוקדם כדי לבדוק את החדר להיפגש עם קייטרינג ו A / V רכזי. בהתאם למיקום, ייתכן שתרצה גם לפרסם שילוט כך שכולם ימצאו את דרכם לחדר.
ויש לך את זה - שמונה צעדים פשוטים יחסית לתכנון פגישה קטנה מוצלחת.
ביצוע כל צעד יהיה כמובן לקחת זמן וחריצות מצידך, אבל תקשורת התוכניות שלך למשתתפים הוא חצי הקרב. ככל שיותר אנשים יודעים מה לצפות מהפגישה, כך הם יהיו מוכנים יותר להגיע לעסקים.