ראש העיר של אירועים מיוחדים בשיקגו ואת אילינוי מסעדה האגודה לעבוד יחד לתכנן ולבצע זה פסטיבל האוכל השנתי.
תכנון פסטיבל אוכל קהילתי
אם פסטיבל מזון גדול כמו טעם של שיקגו או גרסה קטנה יותר של אותו, פסטיבלים הקהילה לתכנון היא אחריות משמעותית על מתכנני האירוע המקומי של הממשלה המקומית. טעם של שיקגו משמש מחקר מקרה נהדר עבור כל קהילה שוקלת תוכנית דומה. תחומי הפעילות העיקריים של כל פסטיבל אוכל קהילתי יכללו את הנושאים הבאים:
- פעולות
- ספקי מזון
- תִכנוּת
- חָסוּת
- שיווק / יחסי ציבור
- ניהול חשבונות / חוזים
נחפור עמוק יותר לתוך כל אזור, אבל קודם, בואו לקבל תחושה של ציר הזמן וניהול כללי של אירוע כזה באמצעות תכנון בפועל של טעם של שיקגו.
קהילה מזון פסטיבל תכנון ציר הזמן
לכל מי שמתקרב לאירוע מסוג זה בפעם הראשונה או לאלו השוקלים הרחבה לפסטיבל קיים, חשוב להתחיל בתכנון לפחות שנה לפני האירוע.
לדוגמה מוחשית, משרד ראש העיר של אירועים מיוחדים עוקב אחר לוח זמנים מחוספס הבא עבור כל שנה של שיקגו:
- 12 חודשים : זיהוי מיקום, תאריכים וסימון גס של מפת הפסטיבל. מעורבים סוכנויות העיר הרלוונטיים בכל שלב של הדרך
- 9 חודשים : עדכון מפת הפסטיבל ולהתחיל RFPs אזור פונקציונלי
- 6 חודשים : אישור ספקים, ספונסרים, תכנות, וספקים
- 4 חודשים : לסיים את הבידור ולאשר מחדש את האזור הפונקציונלי
- 3 חודשים : לייצר הפסטיבל חומרי שיווק
- 1 שבוע : נהל את פעולת הטעינה
- יום אחד : ניהול עומס הספק
- סיכום אירוע : נהל את העומס על הפעילות
- 1 שבוע לאחר : החזק את המפגש והמלצות
ניהול פסטיבל הקהילה
כסוכנות ממשלתית, משרד ראש העיר של אירועים מיוחדים הוא אחראי על טעם של שיקגו רשימה ארוכה של אירועים אחרים לאורך Lakefront של שיקגו, פסטיבלים בשכונה, ואזורים אחרים. הטעם הוא ייחודי בשיקגו כי זה אירוע חינם, אבל ההכנסות מן הטעם משלם עבור רוב האירועים האחרים המנוהלים על ידי המשרד.
עם ניסיון פסטיבל ניהול האוכל שתחילתו בשנת 1980, רוב צוותים פונקציונליים במשרד ראש העיר של אירועים מיוחדים אילינוי מסעדה האגודה הם מנוסים מאוד באזורים שלהם. זה מאפשר למנהל הכללי של טעם של שיקגו להתמקד בתכנון וביצוע המאמצים של כל הצדדים המעורבים לשמור על האירוע על המסלול.
בנוסף לחברי המשרד, המנהל הכללי עובד עם לפחות 20 משרדים וסוכנויות עירוניות שונות, כולל (אך לא רק) את הפעולות הבאות:
- אגף המשטרה
- מכבי אש
- משרד הבריאות
- רחובות ותברואה
- הפארק
- משרד ניהול החירום תקשורת
תחום פונקציונלי חשוב נוסף של משרד ראש העיר לאירועים מיוחדים הוא ניהול חשבונות / חוזים. בהיותו אירוע ממשלתי, הוא תהליך רכש מובנה מאוד וכל ההסכמים חייבים לעקוב אחר הנחיות העיר.
עם תכנון אירוע האירוע במקום וניהול אירוע כללי מאובטח, אנחנו יכולים עכשיו להסתכל לתוך כל אחד התחומים העיקריים תפקודית של האירוע.
לאחר הציג את ההיסטוריה של האירוע של שיקגו טעם באמצעות תכנון וביצוע שלה כמקרה מבחן, אנחנו מוכנים לחפור עמוק יותר לתוך כל אחד התחומים העיקריים תפקודית של האירוע.
פעולות
תחום הפעילות אחראי על הכנת האתר, הבמה והפקה, תמיכה באירועים, אבטחה ועוד.
פעולות דורשות פגישות רבות לפני האירוע, וצוות התפעול קשור באופן הדוק לפריסה של מפת האירוע.
זה עושה הבדל גדול לערב את כל סוכנויות העיר בשלב מוקדם של התהליך, על פי מנהל התפעול של טעם של שיקגו. צוות התפעול מנהל את התהליכים הבאים:
- טרום טעינה מראש של האירוע (הגדרה)
- פעולות במהלך האירוע
- טעינה לאחר אירוע (להרוס)
תהליכים אלה כוללים סגירת רחובות, אוהלי בנייה, מפעילי מלגזות, נגרים, חשמלאים, ציוד תחזוקה וצוות, אבטחה, לוגיסטיקה למשאיות הספק, קדימוני ניהול ועוד. שקול מה הצוות שלך תטפל בעצמם ומה הם מתכווצים עבור האירוע שלך. אילו סוכנויות אחרות הצוות שלך צריך לעבוד עם? פנה אליהם בהקדם האפשרי.
מסעדות / ספקים
בהתחשב במורכבות וגודל של פסטיבלי מזון כמו טעם של שיקגו, אילינוי מסעדה האגודה לוקח את ההובלה על ניהול ספקי מזון המשתתפים באירוע השנתי. עבור הטעם של שיקגו 2015, האירוע שיתף פעולה עם 60 + ספקי מזון, כולל 19 + מסעדות חדשות המייצגים רבים של שכונות ייחודיות של שיקגו. כמובן, בשיקגו, פריטים מסוימים תמיד יימצאו אצל ספקי מזון שנבחרו לאירוע, כולל פיצה, צלעות, גלידה ועוגת גבינה. פסטיבל האוכל הקהילתי שלך צפוי להיות מזונות מסורתיים שלה גם כן.
זה מקום נחשק להיבחר כספק מסעדה שמשתתף זה פסטיבל מזון מסוים הקריטריונים דורשת מהמשתתפים להיות מסעדות מקומיות המשקפות את שכונות של שיקגו. בנוסף, הם חייבים להיות מסוגלים להתמודד עם נפח יש מעמד נקי לחלוטין עם העיר. מסעדות משתתפות עוברים את הקורסים והבדיקות הבאים:
- השלם את אילינוי מסעדה האגודה קיץ פסטיבל תעודת התברואה קורס
- מחלקת הבריאות הציבורית של שיקגו מבקרת בביתן שלוש פעמים ביום
- נהל את זרימת המלאי בין הדוכנים שלהם לבין משאיות קירור
כאשר מדובר באירוע הקהילה שלך, לחשוב על אילו קריטריונים ייתכן שתידרש של ספקי מזון המשתתפים וכמה אתה רוצה שיהיה. השנה הראשונה יכולה להיות קשה, אבל עם ההצלחה של כל שנה, סביר להניח כי יש לך יותר ויותר מוכנים המשתתפים.
תִכנוּת
טעם של שיקגו הוא אירוע קהילתי כללי. כלומר, בעוד "מזון" הוא מה שמושך את ההמונים, זה פעילויות אחרות לשמור על אנשים שם. במהלך השנים, צוות התכנות שילב רבים מהרכיבים הבאים בתוכנית הכוללת:
- קונצרטים חינם על שלבים מרובים (בדרנים ארציים ומקומיים)
- בישול הפגנות ביתן עם השפים העליון מחברים ספרי בישול
- כפר משפחתי הכולל שלבי ילדים
- אוהל סביבתי לחינוך "ירוק"
- ביתן ספורט עם טיפים כושר
- ביתן בינלאומי (קניות)
- הליכה של 2 קילומטר
- ספקי מזון
- בודווייזר קליידסאלס וחבריהם הדלמטיים
- רוכב שעשועים
- תוכנית זיקוקים
- טקס פתיחה
שקול אילו תוכניות ופעילויות אחרות ייתכן שתרצה לכלול בפסטיבל האוכל שלך.
חָסוּת
טעם של שיקגו כרוך בקטגוריות שונות עבור חסויות , המהווה מקור עיקרי של מימון ותמיכה in-kind. משווקים תאגידי ומתכנני אירוע החברה נוטים להשתתף באירועים קהילתיים כמו טעם לחזק את המותג שלהם ולצבור חשיפה.
האירוח הוא מרכיב שכמה מהספונסרים כוללים בחבילות שלהם, ומאפשר לספונסרים אלה לקבל גישה נוחה לכמה אזורי ישיבה ואוהלים פרטיים לארח את אירועי הלקוחות שלהם.
סוגי חסות בטעם כללו את הדברים הבאים:
- תקשורת סלולרית
- רשת חנויות מכולת
- חברות משקה
- חנויות ובנקים
- חברות תעופה ומלונות
- כְּלֵי תִקְשׁוֹרֶת
- יצרניות
- ספקי מזון
- מסעדות
- ארגוני כושר ובריאות
- סיטי פארק המחוזי ותחבורה ציבורית
שקול מה נותני חסות מקומיים עשויים להיות מעוניינים לממן את האירוע הקהילתי שלך, ולחשוב על אילו סוגים של חבילות ו perks אתה יכול לספק לאלה נותני החסות.
שיווק / יחסי ציבור
משווקים שעובדים על טעם של שיקגו נמצאים במצב מעורר קנאה כי זה סוג של אירוע באופן אוטומטי שואבת תשומת לב התקשורת בשיקגו ובמקומות אחרים. יתרה מזאת, התקשורת נותני חסות גם לסייע לקדם את טעם. משמעות הדבר היא כי ראש העיר של אירועים מיוחדים לא צריך להשקיע יותר מדי על צורות מסורתיות של פרסום להפיץ את המילה ולקדם את האירוע .
משווקים לקדם את האירוע על ידי כתיבת הודעות לעיתונות ייעודי לכל אזור של האירוע, שמירה על האירוע באתר, והפקת חוברת האירוע. פריטים אלה דורשים עבודה צמודה עם כל שאר תחומי תפקוד לתעד תזמון שינוי תוכן כפי שהם מתרחשים.
בהתחלה, זה יכול להיות קשה עבור פסטיבלים מזון הקהילה כדי לקבל את סוג החשיפה כי אירועים גדולים ידועים כמו טעם של שיקגו garner. אבל לשקול את מה כלי התקשורת ייתכן שתוכל להגיע אל עיתונות חופשית להתחיל לתכנן עבור אותם חומרי שיווק צוות השיווק שלך יטפל כמו אתר, פליירים, וחוברות.