חיוני תכנון אירועים האירוע כדי למנוע אירוע מיוחד הרות אסון
אבל כשמדובר בתכנון האירוע, מנהל אירוע מוכשר תמיד נראה כדי להקל על חוק מרפי על ידי זיהוי הפוטנציאל של דברים ללכת haywire ותכנון בהתאם.
כמנהל האירוע, זה באחריותך לוודא כי האירוע המיוחד של הלקוח שלך פועל בצורה חלקה עם כמה תקלות ככל האפשר.
בעולם האמיתי זה לא אפשרי לכסות כל אפשרות, אבל לכל הפחות אתה צריך להיות מודע טעויות קריטיות תכנון האירוע כל מנהל האירוע חייב להימנע.
מזהיר הוא מוקף, אז בואו להתעמק בחמישה טיפים חיוניים שעשויים לעזור לך להימנע אסון unmitigated באירוע המתוכנן הבא שלך.
- תקשורת גרועה - זו כנראה הטעות הנפוצה ביותר שנעשו על ידי מתכנני אירוע לא מנוסים, והוא אחד שיש להימנע בכל מחיר. תקשורת גרועה (כמו בתקשורת לא תקינה או ללא תקשורת) עלולה לגרום לאסון. תקשורת גרועה היא לעתים קרובות תוצאה של חוסר תשומת לב לפרטים, במיוחד כשמדובר ברשימת האירועים שלך. זה חיוני מאוד כי אתה מתקשר ביעילות עם צוות האירוע הפנימי שלך ואת הספקים שלך. למרות שאתה לא רוצה micromanage כולם, אתה צריך לדעת מי עושה מה ומתי כדי להבטיח כי כל המעורבים יודעים מה מצפה מהם ושומר על לוח הזמנים שהוקצו להם.
- תכנון חירום גרוע או חסר - יש סיכוי טוב שלפחות כמה דברים ישתבש בימים ובשעות המובילים לאירוע שלך. גרוע מכך, כמה דברים סביר להניח ללכת רע במהלך האירוע המיוחד שלך. זה נורמלי וצפוי. מתכנן אירוע מקצועי חושב קדימה, מזהה מה יכול להשתבש, ויש לו תוכנית מגירה טובה במקום. לדוגמה, מה אם מערכת הרישום שלך תקלה ביום האירוע? מה אם אתה נגמר מזון כי אנשים נוספים להופיע? מה אם הדובר המרכזי שלך לא יופיע או יגיע מאוחר? אם יקרה משהו מהדברים האלה, האם תוכל להתמודד? במילים אחרות, האם יש לך תוכנית ב?
- תחבורה לא מספקת - האם אתה בטוח לחלוטין כי התחבורה אתה מאורגן כדי לקבל נציגים ומציגים אל ומאירוע שלך הוא הולם? בדוק במהלך השבועות המובילים לאירוע שלך, וביום האירוע, כי כל דרישות התחבורה נפגשו כראוי. אתה צריך לחשוב במונחים של מגירה. מה קורה אם רכב פורץ בבוקר של האירוע שלך? האם יש לך תחבורה חלופית זמין לך?
- העדר שלטים ברורים - אין דבר מתסכל יותר עבור המשתתפים באירוע מיוחד מאשר להיות מבולבל לגבי המקום שבו המצגת הבאה מוחזקת. הימנע זה על ידי הקפד להציג את השילוט נאותה כי קל לקרוא ולהבין. עדיף ללכת החוצה ויש לי יותר מדי שילוט מאשר המשתתפים בסיכון הולך לאיבוד כל הזמן לבקש כיוונים.
- צוות לא מספיק על היד - ביום האירוע המיוחד שלך סביר להניח שאתה מתמודד עם מספר רב של משתתפים. אל תעשה את הטעות של הסתמכות על רק אחד או שניים כדי להתמודד עם שאלות או חששות של הנציגים. ודא שיש לך ספירת ראש טובה של המשתתפים, ומעל לכל, להבטיח כי בין האירוע שלך צוות תכנון ואנשי צוות המסופקים על ידי הספקים, אתה צוות כראוי האירוע שלך.
בנוסף לחשוב ולתכנן מראש על מה יכול להשתבש, כדי להבטיח אירוע מוצלח חלקה המדיניות הטובה ביותר היא תמיד לבדוק לבדוק פעמיים.