רישומי חברות הם הרשומות שעל התאגיד האמריקאי לשמור על מנת להראות שהוא פועל באופן הנדרש על-ידי שירות מס ההכנסה ועל חוקי המדינה שבה העסק מאוגד (נוצר כישות עסקית תאגידית).
מדוע רשומות חברתיות נחוצות?
יש צורך ברשומות של התאגיד כדי להראות שהתאגיד פועל באופן הולם כפי שנדרש על ידי מס ההכנסה, כדי להראות שהתאגיד הוא ישות נפרדת ולשמור על המגן הארגוני מפני חבות.
מהו ספר רשומות חברות?
חברות מסוימות יש רשומות החברה "ספר" הכולל את כל המסמכים הדרושים. במקרים אחרים, רשומות החברה נשמרים באינטרנט או בארון קבצים. הרשומות צריכות להיות במקום אחד וזמינות אם שירות מס ההכנסה הפנימי מבקר את התאגיד שלך.
תוכל גם לשמור את רשומות החברה שלך "בענן", אך הרשומות האלה עשויות לכלול מידע סודי ותהליכים קנייניים, לכן ודא שהשרת שלך מאובטח. סוזן וורד, עסקים קטנים קנדה מומחה, יש מאמר נהדר על ניהול מסמכים שעשויים לעזור לך עם הפרויקט הזה.
איך רשומות חברתיות נוצר? מי שומר את רשומות החברה?
רשומות החברה נוצרות על ידי מועצת המנהלים של התאגיד שלך. מועצת המנהלים יוצרת מסמכים כגון תקנון ההתאגדות של התאגיד ודוחות שנתיים. מועצת המנהלים גם יוצרת ועורכת מסמכים כגון תנועות ודקות במהלך ישיבות הדירקטוריון.
מזכיר התאגיד הוא בדרך כלל מיועד לשמור את כל הרשומות של החברה. כמובן, כל הרשומות חייב להיות חתום, וכל הפעולות שננקטו חייב להיות תיעוד. אם התאגיד יש מניות של המניה, מזכיר החברה (בדרך כלל במשרד של הפרט הזה) עוקבת אחר רשומות הבעלות על המניות.
מזכיר החברה מתקשר גם לכל ישיבת מועצת המנהלים, ומציין אילו חברי מועצה נוכחים ונעדרים.
מעקב אחר החלטות מועצת המנהלים
לוחות תאגידים מאשרים את המדיניות הכוללת ואת ההחלטות (החלטות), והם אינם מעורבים בקבלת ההחלטות היומיומית של העסק. אחת הפעילויות החשובות ביותר של מועצת המנהלים של החברה היא לקבל החלטות. החלטות הן בעצם מסמכים להקליט החלטות מועצת המנהלים. החלטות חברתיות יכולות להיעשות בנושאים רבים, כולל:
- רשומות של עסקאות עיקריות של התאגיד
- אישורי חוזים
- רשומות של מכירה או רכישה של מקרקעין (קרקע ומבנים)
- עובדים או פיטורים של מספר גדול של עובדים
- מתרחב לשוק חדש או למיקום חדש
כל ההחלטות האלה, ועוד, צריכות להיות מוקלטות.
אילו רשומות אחרות יש לכלול?
- מאמרים התאגדות שלך ואת כל המאמרים תיקון מסמך זה. מאמרים אלה מוגשות עם המדינה שלך, אבל אתה עדיין צריך עותק של המקור ואת כל השינויים.
- תקנון החברות . התקנון הינו העקרונות המנחים המסדירים את עבודתו של דירקטוריון התאגיד. תקנות העזר כוללות חובות של נושאי משרה , מידע על האסיפה השנתית וכיצד מועצת המנהלים קובעת מדיניות וקולות.
- פרוטוקולים של כל אסיפות בעלי המניות והדירקטורים, לרבות האסיפה השנתית
- דוח שנתי
- מרשם המניות עבור מעקב אחר עסקאות במניות ובעלות המניות.
- עסקים עסקיים והחלטות מס
- שכירת החלטות מינוי
- מנהל ניגודי אינטרסים
- החלטות להלוואות ולתאגיד
- החלטות בדבר הטבות לעובדים ותוכניות פרישה
- מניות דיבידנד החלטות
בצע חוק המדינה ביצירת מועצת המנהלים שלך ושמירת רשומות
כפי שאתה טופס התאגיד שלך, תצטרך לבדוק עם המדינה שלך כדי לוודא שאתה בעקבות הנחיות המדינה לארגון וניהול התאגיד שלך. לכל המדינות יש תקנות ספציפיות המסדירות תאגידים. בדוק עם מזכיר המדינה של המדינה שלך או עם עורך הדין שלך לקבלת מידע נוסף.
חזרה לרשימת בדיקת האתחול של החברה