הנהלת חשבונות בחברה עסקית היא הבסיס של מערכת החשבונאות של המשרד. מנהלי החשבונות אחראים על רישום וסיווג העסקאות החשבונאיות של החברה העסקית וטכניקות הקשורות ברישום עסקאות אלה.
אם אתה בעל עסק קטן, אתה גם צריך להגדיר את מערכת החשבונאות שלך או שאתה צריך לשכור מישהו כדי להגדיר את זה בשבילך. אם אתה עצמאים וזה עסק של אדם אחד, אתה תעשה את זה בעצמך. אם אתה עובדים צוות ולצפות הרבה צמיחה, אתה יכול לשכור בקר לטפל וניהול פיננסי שלך חשבונאות. אם העסק שלך הולך לגדול אבל אתה צופה צמיחה איטית, אתה יכול פשוט לשכור רואה חשבון או מנהל חשבונות כדי להתמודד עם מערכת החשבונאות.
מה עושה החשב?
כאשר מנהל החשבונות רושם ומסווג את העסקאות הפיננסיות של החברה, רואה החשבון לוקח את הצעדים הבאים ומנתח, ביקורות, דוחות ומפרש מידע פיננסי עבור החברה.
מה עושה הבקר?
הבקר הוא למעשה מנהל החשבונאות הראשי של החברה. הוא אחראי על הקמה ותחזוקה של המערכת החשבונאית של החברה. הבקר אחראי על חשבונאות פיננסית וניהולית; כלומר, להגיב על הנתונים החשבונאיים של המשרד בצורה הולמת ואחראית. בקר הוא בדרך כלל שכרו כעסק מקבל יותר.
הנהלת חשבונות עם וללא תוכנית מחשב
מדריך זה על הנהלת חשבונות מלמד אותך הנהלת חשבונות בסיסית ללא שימוש בתוכנת מחשב. למה אתה צריך לדעת כי מאז יש כל כך הרבה תוכניות מחשב שם אתה יכול להשתמש? שמעת פעם את האמרה, "זבל, זבל החוצה?" אתה צריך להבין את הנהלת החשבונות הבסיסית מאחורי מה שאתה נכנס לתוכנית המחשב כדי להזין את המידע הנכון. הדרכה מאוחר יותר יעסוק באמצעות תוכנית מחשב לטפל הנהלת חשבונות עבור הארגון העסקי שלך.
01 - האם אתה צריך להשתמש רישום יחיד או פעמיים הנהלת חשבונות?
אם החברה שלך היא בכל גודל ומורכבות, אתה רוצה להקים מערכת הנהלת חשבונות פעמיים כניסה. לפחות שתי רשומות, לכל הפחות, נעשות עבור כל עסקה. חיוב מתבצע לחשבון אחד וניתן אשראי לחשבונאות אחרת. זהו המפתח לכניסה כפולה .
02 - האם אתה צריך להשתמש במזומן או חשבונאות צבירה?
אחת ההחלטות הראשונות שאתה צריך לעשות בעת הגדרת מערכת הנהלת חשבונות שלך היא האם או לא להשתמש במזומן או צבירה חשבונאות המערכת . אם אתה מפעיל עסק קטן, אדם אחד מהבית או אפילו בפועל ייעוץ גדול יותר ממשרד אדם אחד, ייתכן שתרצה להישאר עם חשבונאות במזומן . אם אתה משתמש בחשבונאות מזומנים, אתה רושם את העסקה שלך כאשר במזומן למעשה שינויים הידיים. מזומנים יכולים להיות כל דבר מן הכסף בפועל כדי העברת כספים אלקטרוניים. לפעמים חברות להתחיל את העסק שלהם באמצעות חשבונאות מזומנים ולעבור חשבונאות צבירה כפי שהם גדלים.
אם אתה הולך להציע ללקוחות שלך אשראי או אם אתה הולך לבקש אשראי מהספקים שלך, אז אתה צריך להשתמש במערכת חשבונאות צבירה. באמצעות חשבונאות צבירה, אתה רושם רכישות או מכירות באופן מיידי, גם אם המזומנים אינם מחליפים ידיים עד למועד מאוחר יותר, כגון במקרה של חשבונות זכאים או חשבונות חייבים.
03 - הבסיס - הבנת נכסים, התחייבויות והון
לפני שתגדיר את מערכת הנהלת החשבונות שלך, עליך להבין את החשבונות הבסיסיים של החברה - נכסים , התחייבויות והון עצמי . הנכסים הם הדברים שהחברה מחזיקה בהם, כגון המלאי והחייבים שלה. התחייבויות הן הדברים שהחברה חייבת, כמו מה שהם חייבים לספקים שלהם (חשבונות לתשלום), הלוואות בנקאיות ועסקיות, משכנתאות וכל חוב אחר על הספרים. הון עצמי הוא הבעלות על בעל העסק ועל כל המשקיעים בחברה.
איזון הספרים
כדי לאזן את הספרים שלך, אתה צריך לשמור על זהיר לעקוב אחר פריטים אלה ולוודא כי עסקאות העוסקות בנכסים, התחייבויות, והון נרשמות כראוי במקום הנכון. יש נוסחה מפתח אתה יכול להשתמש כדי לוודא הספרים שלך תמיד איזון. נוסחה זו נקראת משוואה חשבונאית :
נכסים = התחייבויות + הון עצמי
משוואת החשבונאות פירושה שכל מה שהחברה מחזיקה (נכסים) מאוזנים כנגד תביעות כנגד העסק (התחייבויות והון). התחייבויות הן תביעות על סמך מה שאתה חייב ספקים ומלווים. בעלים של העסק יש תביעות כנגד יתרת הנכסים (הון עצמי).
תנאי חשבונאות ראשוניים הקשורים למשוואת החשבונאות
בואו ניקח מבט מקרוב על נכסים, התחייבויות, הון עצמי כך תהיה הבנה מלאה של מה מורכב כל אחד.
- נכסים : אם תסתכל על הפורמט של מאזן , תראה את נכסי הנכס, ההתחייבות וההון. חשבונות הנכסים מתחילים בדרך כלל עם חשבון המזומן וחשבון ניירות הערך הסחירים. לאחר מכן, חשבונות מלאי לקבל, רכוש קבוע כגון קרקע, בניינים, צמחים וציוד מוצגים. אלה הם נכסים מוחשיים. אתה באמת יכול לגעת בהם. גם לחברות יש נכסים בלתי מוחשיים כגון מוניטין לקוחות.
- התחייבויות : חשבונות ההתחייבות במאזן כוללים התחייבויות שוטפות וארוכות טווח. התחייבויות שוטפות הינן בדרך כלל זכאים ויתרות זכות. חשבונות זכאים הם בדרך כלל מה העסק חייב לספקים שלה, כרטיסי אשראי, הלוואות בנקאיות. הצבירים יהיו מורכבים ממסים המגיעים, כולל מס מכירה, פדרלי, מדינה, ביטוח לאומי ומסים על ביטוח רפואי, על העובדים אשר משולמים בדרך כלל רבעונית.
- הון עצמי : חשבונות ההון כוללים את כל התביעות שיש לבעלים כנגד החברה. ברור, בעל העסק יש השקעה, וזה עשוי להיות ההשקעה היחידה במשרד. אם החברה לקחה על השקעות אחרות, זה נחשב גם כאן.
04 - יסודות דוח רווח והפסד - הכנסות, הוצאות, עלויות
אם אתה מסתכל על המאזן בשלב 4, אתה לומד על נכסים, התחייבויות והון עצמי. אם אתה עובר על דוח הכנסה , אתה לומד על הכנסות, הוצאות ועלויות.
הכנסות הוא כל ההכנסות עסק מקבל במכירת מוצרים או שירותים. עלויות, המכונה גם עלות של סחורות שנמכרו, הוא כל הכסף עסק מבלה לקנות או לייצר את הסחורה או השירותים שהיא מוכרת ללקוחותיה. חשבון הרכישות עוקב אחר מוצרים שנרכשו. ההוצאות הן כל הכסף כי הוא בילה להפעיל את החברה שאינה קשורה ספציפית למוצר או שירות נמכרים. דוגמה לחשבון הוצאות היא משכורות ושכר.
מנהל חשבונות אחראי על זיהוי החשבונות בהם יש לרשום את העסקאות. לדוגמה, אם העסק מבצע מכירה במזומן ללקוח והעסק שלך משתמש בחשבונות רישום כפולים, היית רושם את המזומן שהתקבל בחשבון הנכס הנקרא מזומן והמכירה תירשם בחשבון ההכנסות שנקרא Sales. הנה דוגמה נוספת של רישום הנהלת חשבונות עבור מכירה במזומן. זה זורק במשתנה אחר - מה מנהל החשבונות צריך לעשות כאשר מס מכירה מעורב.