זה פגישה סדר היום שומר על הפגישה שלך מאורגן
אתה כבר נתנו הרבה מחשבה על מה שאתה מקווה להרוויח מ בעל המועצה המייעצת מצפה לעצה המומחיות כי חברי המועצה המייעצת שלך יכול לספק בהיבטים שונים של העסק שלך כגון ניהול , שיווק , חשבונאות , כוח אדם , שירות לקוחות , טכנולוגיה ועוד.
אז אתה רוצה להיות בטוח כי הזכות בפגישה הראשונה שאתה נותן חברי מועצת המנהלים המייעצים שלך לתרום.
תכנן את המפגש סביב בעיה או נושא לדיון
הפגישה הראשונה שלך, ולכן, כמו כל ישיבות היועצים שלך, צריך להיות מתוכנן סביב שאלה או בעיה. אתה עלול למצוא את זה הכי קל להגדיר את הבעיה כיעד . לדוגמה, "אנחנו רוצים להגדיל את המכירות שלנו ב -25% ברבעון הבא, איך נוכל לעשות את זה?" או שאתה יכול להגדיר את הנושא לדיון באופן כללי יותר: "איך אנחנו יכולים לקצץ בעלויות העסקיות שלנו ?" או "איך נוכל להגדיל את התפוקה או איך נוכל לשפר את שירות הלקוחות ?"
אסוף את חומרי הרקע הרלוונטיים
לאחר שהחלטת על נושא הדיון, הגיע הזמן לאסוף את החומרים שחברי המועצה המייעצת שלך יצטרכו.
מכיוון שזו ישיבת המועצה המייעצת הראשונה, עליך לכלול תכנית עסקית וכל מסמך אחר הנוגע לנושא הדיון, כגון תרשימים, גרפים וגיליונות עובדה הממחישים את הרקע לנושא הדיון.
במידת האפשר, עליך לשלוח עותק של מסמכים אלה לכל חברי המועצה המייעצת שבועיים מראש, יחד עם עותק מסדר היום.
צור את סדר היום של הפגישה
להלן דוגמה לסדר יום (עם הערות להפעלת הפגישה ביעילות), ייתכן שתרצה להשתמש בישיבת המועצה המייעצת הראשונה שלך.
שים לב שכל פריט סדר יום מתוזמן; בניית לוח זמנים לפגישה שלך דבק בו מבטיח כי הפגישה שלך לא מקבל שקוע למטה ומעורר דיון בנושא.
בצע הסדרים להקלטת הפרוטוקול
אתה גם רוצה לעשות כמה הסדרים להקליט את הפרוטוקול של הפגישה. אל תנסה לעשות זאת בעצמך; אתה צריך להיות מסוגל להשתתף באופן מלא להקשיב ולתרום גם היא עבודה במשרה מלאה. אם אין לך מישהו שיכול להשתתף ולשרת כמזכיר, בקש רשות מחברי הוועדה המייעצת שלך להקליט את הפגישה.
הפוך כיבוד זמין
לאחר כיבוד זמין הוא רעיון טוב. קפה, תה, מים, מיצים וחטיפים בריאים כגון פירות או מאפינס הם מגע נחמד תמיד בברכה בפגישות. לאחר הפגישה הראשונה שלך, תהיה לך תחושה של ההעדפות של המשתתפים עבור משקאות וחטיפים והוא יכול לתכנן בהתאם לפגישה הבאה.
לְהִרָגַע!
מעל לכל, אל תדאג על המצגת שלך. אתה שם כדי לחלוק את החזון שלך ותקוות עבור החברה שלך ולבקש עצה, לא להרשים אף אחד עם השפעות מצגת מולטימדיה.
המטרה ארוכת הטווח שלך היא ליצור יחסי אמון עם חברי מועצת המנהלים המייעצים שלך, לכן התמקדי בכך שתבטיח שחברי הדירקטוריון המייעצים שלך ירגישו שהם שמעו ושהם תרמו לניהול החברה שלך - ומצפים לפגישה הבאה של מועצת המנהלים.
צירפתי הערות לסדר היום של פורום המייעצת הדגימה כדי להדריך אותך בתהליך הפגישה. אל תהסס להדפיס את סדר היום ולהתאים אותו לצרכים שלך - אתה יכול להעתיק אותו ישירות לתוך Word, Excel או מסמך Office דומה על ידי בחירת הטקסט באמצעות העתק / הדבק (באמצעות Windows, מתאר את הטקסט כדי להיבחר עם העכבר , ופגע CTRL-C להעתיק CTRL-V להדביק).
שם החברה שלך - (מילוי)
סֵדֶר הַיוֹם
תאריך - (מילוי)
מיקום - (מילוי)
| זמן התחלה / סיום | פעילות |
| 10:00 - 10:05 | מבואות (בהנחה שהמועצה המייעצת שלכם לא פגשה, הציגו את עצמכם ואת כל חברי ההנהלה, ונתנו תיאור קצר של המומחיות שלהם). |
| 10:05 - 10:10 | מדוע מועצת הייעוץ? (הצהרה קצרה על אופן הפעולה של מועצת היועצים והתרומות שאתם מקווים שהמועצה המייעצת יכולה לעשות לחברה שלכם, כלול פרטים כגון באיזו תדירות יתקיים הפורום). |
| 10:10 - 10:20 | שאלות (אם יש כאלה, אם לא, שאל את חברי מועצת המנהלים כיצד הם רואים את המועצה המייעצת הפועלת וכיצד הם מקווים לתרום). |
| דיון נושא: (הכנס את השאלה / בעיה בעיה כאן.) | |
| 10:20 - 10:25 | הצגת נושא הדיון (מתווה של ההיסטוריה של הנושא וכיצד הוא משפיע כיום על החברה, נמנע מלספק את השקפותיך / פתרונותיך בשלב זה). |
| 10:25 - 11:35 | דִיוּן (אתה רוצה לשמור על הרעיונות זורמים בשלב זה, לא לדחות או לדחות רעיונות בשלב זה. האם לתרום את הרעיונות / דעות.) |
| 11:35 - 11:50 | הצעות / החלטות (הערכת הרעיונות שהקבוצה שמעה ובחירת "הפתרונות הטובים ביותר"). |
| 11:50 - 11:55 | סיכום (לסכם את הנושא, את הדיון, ואת התוצאות עבור הקבוצה ולספר להם מה אתה מתכוון לעשות.) |
| 11:55 | דְחִיָה |
תאריך הפגישה הבאה - (מילוי)
אם אתה משתמש בלוח זמנים זה, זה זמן נהדר לקחת את חברי מועצת הייעוץ שלך לארוחת צהריים טובה (במיוחד אם חטיפים לא הוגשו במהלך הפגישה). זכור כי הפגישה הסתיימה ואת ארוחת הצהריים צריכה להיות בעיקר אירוע חברתי!
שמור על הפגישות קצרות
לעולם לא תהיה לך פגישה של מועצת הייעוץ שפועלת יותר משעתיים. שעתיים ארוכות מספיק כדי שרוב האנשים ייתנו את תשומת לבם המוחלטת למשימה שלפנינו.
להתחיל פגישות עתידיות עם סקירה של נושאים קודמים של דיון
במפגשים הבאים, עליך להתחיל בסקירה של מה שעשית בנוגע לנושא שנדון בפגישה האחרונה, ולהזמין את הערות חברי מועצת המנהלים שלך לגבי פעולות החברה שלך.
בגלל "להיפגש ולברך" הוא מן הדרך, ייתכן שתרצה לקבל שני נושאים לדיון בפגישות הבאות של המועצה המייעצת שלך. ייתכן אפילו שלושה אם אתה חושב שהם יתאימו בנוחות לתוך פורמט של שעתיים. אבל אתה לא צריך יותר משלושה.