אין דבר חשוב יותר להצלחת העסק שלך מאשר למערכת לניהול חשבונות חייבים, חיוב ואוספים. לפעמים מערכת זו נקראת "מערכת ניהול אוספים"; מה שזה נקרא, אתה צריך להגדיר את זה ולעבוד אותו בחריצות.
הנה למה: אם יש לך לקוחות רבים, אבל אין הכנסה מלקוחות אלה, תוכלו לצאת לעסק. הנה רשימה של צעדים תצטרך לנקוט כדי ליישם מערכת ניהול אוספים עבור העסק שלך:
קבע שיטות תשלום
איך אנשים ישלמו לך? זה תלוי בעיקר בסוג העסק והאם הלקוחות שלך הם יחידים או חברות או שניהם. ישנן כמה דרכים הוקמה כדי לקחת כסף מלקוחות מכל הסוגים: סוגים שונים יותר של תשלומים אתה מקבל, מועיל יותר יהיה ללקוחות. אבל תצטרך לשלם פרמיה עבור טיפול סוגים מסוימים של תשלומים, כגון אשראי וכרטיסי חיוב.
- תשלומים במזומן, בעיקר מאנשים בעסק קמעונאי
- בדיקות, מאנשים בסביבה קמעונאית ולקוחות עסקיים
- תשלומים בכרטיס אשראי ובחיוב של יחידים ועסקים
- שיטות תשלום מקוון כגון PayPal, מאנשים פרטיים.
- תוכניות אשראי או תשלום, הן יחידים והן לקוחות עסקיים.
- מקורות תשלום חיצוניים אחרים, כגון חברות ביטוח, בחברות מסויימות.
הגדרת עיבוד תשלומים "כללי אצבע"
לאחר שתקבע אילו סוגי תשלומים יש לבצע, יהיה עליך להגדיר מספר כללים לעובדיך בנוגע לקבלה וטיפול של סוגי תשלומים אלה.
לדוגמה, מה הם הכללים שלך לקבלת המחאות? האם אתה עושה בדיקות אשראי על לקוחות חדשים? מתי אתה מאפשר ללקוחות לשלם לאורך זמן? מתי אתה לוקח את הלקוח לבית המשפט תביעות קטנות?
שלח את החשבונות
שלח חשבונות ללקוחות אשר חייב לך כסף. שלח חיוב לפחות פעם בחודש, או לעתים קרובות יותר אם אתה באמת רציני לגבי איסוף כסף.
הפעל דוח הזדקנות של חשבונות חייבים
בהתאם לסוג העסק שלך, ייתכן שיהיה לקוחות שאינם משלמים בעת הרכישה, או מי משלם לאורך זמן. הפעלת דו"ח ההזמנות של חשבונות חייבים להראות לך מתי לשלוח את החשבונות ומתי להתחיל שיטות איסוף חזקה.
ייזום הליכים אוספים עבור שאינם משלמים
עבור לקוחות שאינם משלמים בתוך פרק זמן סביר (כפי שנקבע על ידי "כללי אצבע" שלך) ליזום הליכים אוספים. ייתכן שתרצה לשלוח חשבון לסוכנות אוספים או לבית משפט לתביעות קטנות. להחליט איזה הוא הטוב ביותר עבור כל סוג של חשבון.
הגדרת ועבודה אוספים מערכת ניהול יכול לעזור לך לאסוף את הכסף שאתה בשל ולשמור על תזרים מזומנים נע באמצעות החברה שלך.