טעויות חשבונאיות לקרות מעת לעת, אבל טעויות חשבונאיות נפוצות רבות ניתן להימנע עם תכנון נכון והכנה. כולנו יודעים שזה בדרך כלל לוקח יותר זמן לתקן טעות מאשר לקבל את זה נכון בפעם הראשונה. מעניין, זה גם זול יותר לזהות ולתקן טעויות מוקדם בפרויקט ולא לחכות לתקן את הבעיה מאוחר יותר.
אם אתה מתייחס לעסק שלך כמו פרויקט ארוך טווח, אז אתה רוצה להיות פרואקטיבית על ידי להיות מודעים לטעויות נפוצות שאחרים עושים ולתקן אותם מוקדם, אשר לא רק לחסוך זמן החברה שלך, כסף, וכאבי ראש, אלא גם לתת לך יתרון תחרותי בשוק עם פעולות יעיל יותר שביעות רצון הלקוחות טוב יותר. להלן טעויות חשבונאיות נפוצות בכל רואה חשבון רואה בעלי עסקים קטנים לעשות.
01 - אי עמידה בנהלי חשבונאות
צעד מועיל הוא לפתח טפסים סטנדרטיים רשימות לביצוע כדי להבטיח עקביות ודיוק. לדוגמה, תרצה לתעד תהליך להגדרת ספקים חדשים.
אתה צריך את שם הספק, כתובת, מספר טלפון, וכן מספר זיהוי מעסיק (EIN), בין מסמכים אחרים כגון תעודות ביטוח , מכתבי המלצה, או חוזים חתומים. לאחר מכן יהיה עליך להזין את המידע הזה לתוך תוכנת הנהלת חשבונות שלך, כך שתוכל לעבד תשלומים.
אתה רוצה לקחת את הזמן הדרוש כדי לשקול את המידע הדרוש לך כדי לאסוף מן הספקים שלך, לפתח טופס סטנדרטי או checklist כדי לוודא שאתה מקבל את המידע, ולאחר מכן יש מדיניות בכתב כי העובדים שלך יכול לעקוב.
02 - עבודה ללא תקציב
צור תקציב כך שיהיה לך בסיס לשפוט את תוצאות הפעילות של העסק שלך. תקציבים הם לא רק שימושי curbing overspending אבל יכול לשמש כדי ליצור מציאותי, בכתב יעדים פיננסיים. תקציבים תמיד צריך להיות מקורקע במציאות, אבל אתה בהחלט יכול להשתמש בתקציב שלך כדי להגדיר מטרות כספיות סבירות, בין אם זה הגדלת ההכנסות או צמצום הוצאות התפעול.
03 - ביצוע שגיאות הזנת נתונים
שגיאות בהזנת נתונים מתרחשות מעת לעת. למרות שאינך יכול למנוע את כל שגיאות הזנת הנתונים, באפשרותך לבצע מדיניות לביצוע התאמות שונות במועד כדי להבטיח שרשומות הנתונים יתגלו במהירות וניתן לתקן אותן.
לדוגמה, אתה רוצה לבצע התאמות בנק חודשי, כמו גם חשבונות חייבים ו payable התאמות. אתה יכול גם להפעיל את ההוצאות תקציב בפועל כדי לזהות שגיאות אפשריות מסווג הכנסות או הוצאות או להפעיל קבלות הלקוח או דוחות תשלום הספק מעת לעת על מנת להבטיח כי כל התקבולים ותשלומים נראה סביר.
עסקאות חריגות יש לבדוק על מנת להבטיח כי לא נעשו טעויות כניסה נתונים וכי העסקאות הן מדויקות.
04 - אי גיבוי תוכנת חשבונאות
אתה צריך לגבות את התוכנה החשבונאית של העסק שלך ונתונים אחרים באופן קבוע. עסקים קטנים רבים חשבונאות תוכניות יש תכונה המאפשרת לך להגדיר גיבוי אוטומטי של תוכנית החשבונאות שלך.
תשתמש בזה. אתה צריך גם לקחת את הזמן כדי לבדוק שוב את קבצי הגיבוי שלך, אפילו הולך עד כדי להשתמש בקובץ הגיבוי כדי לראות אם אתה יכול להפעיל את העסק שלך כרגיל עם זה.
לפעמים קבצים מושחתים; לפעמים אתה לא מגבה את כל הנתונים שאתה צריך. בדיקה מהירה יכולה לזהות בעיות בתהליך הגיבוי שלך, כך שתוכל לוודא שיש לך את כל הדרוש לך כדי להמשיך ולהפעיל את העסק שלך במקרה הצורך.
05 - עושה יותר מדי את עצמך
מיקור חוץ של משימות מיקור חוץ שלא להוסיף ערך לחברה שלך יכול להיות יתרון.
לדוגמה, רואה חשבון מס טוב יותר בקיאים בחוק המס מאשר אתה, כך תכנון מס מיקור חוץ והכנה לרואה החשבון שלך יאפשר לך להפחית את חבות המס שלך, להגדיל את התאימות המס, ולהשאיר לך יותר זמן להקדיש להכנסות פעילויות.
בעלי עסקים קטנים רבים לא רוצים להאציל את האחריות על אנשי מקצוע אחרים המסוגלים, אבל מיקור חוץ חשבונאות, משפטי, IT, פונקציות ניהוליות אחרות יכול להפחית את השגיאות ולהגדיל את הרווחיות אם אתה משתמש בזמן newfound בחוכמה.
06 - אי - סיווג נכון של הכנסות והוצאות
שיטת הנעליים של חשבונאות היא כנראה לא בחירה טובה עבור עסקים קטנים עם יותר מאשר רק כמה עסקאות בשנה. כל הכסף מגיע ויוצא של העסק שלך חייב להיות מוקצה לקטגוריה המתאימה.
בעלי עסקים שנשארים על גבי הרשומות החשבונאיות שלהם לא לרוץ לתוך טעויות. הם ידעו מי מחויב, כמה, והאם הלקוח שילם או לא.
תוכלו גם למצוא את ההכנות מס סוף השנה שלך יהיה הרבה יותר חלקה מאשר מנסה להרכיב מחדש את הרשומות שאתה צריך להכין את המס שלך לחזור מס ממש לפני ההחזר הוא בשל.