קבלת התורם קבצים בסדר
מתי אתה יודע מתי הגיע הזמן, ואז מה אתה עושה? כמה אנשי מקצוע שלא למטרות רווח נתנו תשובות אלה כאשר ביקשתי מהם להשלים את המשפט הזה: "ידעתי שהגיע הזמן לקבל מערכת חדשה לניהול התורמים כאשר ..."
- זה שהיה לנו לא היה יכול לדווח על הנתונים בדרכים שאנחנו צריכים.
- הכלב אכל את כרטיסי האינדקס שלי.
- רציתי לדעת דברים על התורמים שלי, וזה לקח כמות אבסורדית של זמן צוות כדי למצוא את התשובה.
- "המערכת" האחרונה נשארה בראשם.
- האדם היחיד שהיה לו מושג איך להשתמש במערכת (מסד נתונים ישן של Access) היה פורש.
- מחשב של מתנדב התרסק, ואיבדנו הכל.
האם הטעמים האלה מצלצלים נכון לעמותה שלך?
החלטה כי אתה צריך מערכת חדשה היא, עם זאת, חלק קל. יש עולם של מידע מבלבל על מערכות מתחרות שם בחוץ, ואין דרך קלה לשים את הכל ביחד.
פניתי אל "דוחות הצרכנים" של טכנולוגיה ללא מטרות רווח כדי למצוא את התשובות. Idealware היא עמותה המסייעת לעמותות אחרות לקבל החלטות תוכנה חכמות על ידי ביצוע מחקר ללא דעות מוקדמות ולאחר מכן לתרגם אותו לתוך קל להבנה דוחות, מאמרים, והדרכה.
אנדריאה ברי, מנהלת שותפויות ולמידה ב- Idealware, מציעה את הצעדים הבאים לבחירת מערכת ניהול תורמים חדשה.
להבין אם אתה באמת צריך מערכת חדשה.
ברי אומר להתחיל על ידי הערכת למה אתה לא אוהב את המערכת שלך. ייתכן שהבעיה לא תהיה מה שאתה חושב, וזה לא קל להחליף את התוכנה. זה לוקח זמן, מאמץ, וכסף.
ברי אמר, "אין מערכת כדור כסף בחוץ, כדי לוודא כי המערכת הנוכחית שלך הוא לא מספיק.
לדוגמה, ייתכן שתצטרך ללמוד עוד על המערכת שיש לך, במקום לעבור לחלוטין למערכת חדשה לגמרי ".
T ake הפעם כדי לקבוע מה הבעיה באמת. האם זה יכול להיות אחד מהבאים?
- אתה צריך הכשרה נוספת. אולי המערכת הנוכחית שלך יש תכונות שאתה לא מבין או יודע איך להשתמש. שאל את הספק אם יש אפשרויות אימון, כגון סרטונים או משאבים מקוונים, שאליהם תוכל לגשת.
- אתה צריך יותר תמיכה. מהן אפשרויות התמיכה עבור המערכת הנוכחית שלך? האם יש תמיכה זמינה ובמחיר סביר? האם הספק מבין את הבעיות שלך ומנסה לעזור, או שהן מדברות אליך? האם יש להם פתרון לבעיה הספציפית שלך?
- אתה לא מבין את כל היכולות של המערכת הנוכחית שלך. האם אתה באמת יודע בוודאות שהוא לא עושה מה שאתה רוצה? האם יש תיעוד זמין? ספקים מסוימים עובדים קשה כדי לספק עזרה נוספת כגון קטעי וידאו, פורומים שבהם אתה יכול לשאול שאלות, ואת הספרות שנכתבו עבור שאינם techies.
- המערכת שלך חלשה מדי או חזקה מדי. שינוי גודל המערכת לתהליך שלך והתקציב שלך הוא צעד מכריע.
- המערכת שלך יקרה מדי. האם אתה משלם עבור פונקציונליות יותר ממה שאתה צריך? ברי אומר, "כאשר מדברים עם הספק, לזכור כי מדובר במכירה ... הטבע הוא 'up-sell'. הבנת הצרכים שלך תעזור לך לא להיות מוסחת על ידי "תסמונת אובייקט מבריק."
- המערכת שלך אינה מעודכנת. אולי המערכת שלך חסרה תכונות חדשות. זכור, זה צריך להיות מעודכן באופן קבוע או באופן אוטומטי או על ידי עצמך או את הספק. רק להיות מודעים לאופן שבו המערכת נשארת מעודכנת.
- המערכת שלך אינה נתמכת עוד על ידי הספק. ברי אומר שזה לא נפוץ אבל קורה, במיוחד אם הוא קנה קטן יותר על ידי אחד גדול יותר.
Idealware מספק חוברת עבודה, מדריך צרכנים למערכות ניהול בעלות נמוכה בעלות נמוכה שיעזור להדריך אותך בתהליך הערכה עצמית זה.
זהה צוות של בעלי עניין.
אז החלטתם להחליף. מה הבא?
ברי אמר, "מה שאנחנו רואים כל הזמן הוא מנהל הפיתוח מחליט לקבל מערכת חדשה אבל לא להתייעץ עם מחלקת השיווק, או מנכ"ל, או מתנדב מתאם , כולם ישתמשו במערכת".
זה רעיון טוב להתייעץ עם כל מי הולך להשתמש במערכת. כאשר אתה סיעור מוחות תכונות שאתה צריך, תן לכולם יש לומר. ודא שכל מי שישתמש במערכת או יושפע ממנה מיוצג. מישהו במחלקת המתנות הראשית צריך בהחלט להיות נוכח כמו שצריך אדם העומד בראש מאמצי גיוס כספים.
להבין את התהליכים הנוכחיים שלך.
בצע רשימה מפורטת של תהליכי גיוס הכספים שלך, תקנן אותם, והערך את כל מה שאתה עושה עם מסדי הנתונים שלך. שאל את הארגון שלך:
- למה אנחנו עושים את זה ככה?
- האם אנחנו צריכים להמשיך לעשות דברים כאלה?
ברי אמר: "התקינה נותנת לך גמישות בבחירת מערכת ... המערכות הפחות יקרות אינן מעניקות גמישות רבה, כך שהמוזרויות" פחות "טובות יותר, כדאי לחפש שיטות עבודה מומלצות בשטח ולהימנע מהליכים ייחודיים".
לחסל יתירות לפני שאתה משקיע. כמה פעמים אתה מזין כתובת, למשל? אל תישא על טקטיקות מוזרות שהתפשטו לאורך השנים ובמקום זה תתמקד במה שהארגון שלך זקוק לו כרגע.
לדוגמה, תרצה להגדיר תקן עבור הזנת מספר טלפון. האם תוכל להקליט מספרים כמו (555) 555-5555 או 555-555-5555? כל אלה הם פרטים חיוניים לחשוב עליהם.
סדר עדיפויות לרשימת המשאלות שלך .
קבל את כולם יחד מי ישתמש במערכת או מי יקבל דוחות ממנו. סיעור מוחות מה שאתה יכול לרצות, ולאחר מכן דרג את התכונות האלה. לקבוע מה אתה בהחלט צריך, שבלעדיו המערכת היא חסרת תועלת. עושה את זה הראשון ימנע ממך ללכת לרמה של המורכבות שיכולה להרוס את התקציב שלך.
ברי ממליץ ליצור רשימה תלת-שכבתית:
- מה אתה צריך או אחר המערכת היא חסרת תועלת?
- מה יהיה נחמד לקבל אבל לא מפסק העסקה?
- מה היית רוצה אם הכסף לא היה אופציה?
תכונות פופולריות כוללות לעתים קרובות:
- מעקב אחר מעורבות של תורם
- שדות מותאמים אישית והערות
- טיפוח התורמים
- תזמון יכולות
- דוחות על מגמות פופולריות
- ניהול חברות
בונוס: תסתכל על המדריך של סלסה ל- CRM כדי לקבוע את התכונות הנכונות עבור הארגון שלך.
תעשה את המחקר שלך.
השתמש ב- Idealware. הם עשו את המחקר הדרוש לך. הדיווחים של Idealware צמצמו את השדה, בחרו במערכות ייעודיות לניהול התורמים, ולאחר מכן שלפו את עשר המערכות המובילות וסיפקו רשימת תכונות.
בדוק את המדריך לצרכן למערכות ניהול תורמים בעלות נמוכה.
באמצעות הדו"ח, לעשות shortlist של שלוש או ארבע מערכות קיימא.
תזמן ספקים הפגנות.
ספקים מסוימים יבואו אליך, או שאתה יכול ללכת אליהם. אבל הדגמות רבות משודרות באופן מקוון בעזרת כלי שיתוף אינטרנט. לפעמים אתה יכול אפילו להוריד גירסת ניסיון.
הקפד להשתמש בדוגמאות אמיתיות כדי לראות איך כל מערכת תעבוד עבור הצרכים שלך. עזרה גדולה היא Idealware של שישה טיפים לנווט הדגמה ספק.
דרג את המערכות כנגד רשימת המשאלות שלך - דרישות מהודרות מול ליבות ועלות גבוהה מול מחיר זול - ובחר את המערכת המתאימה לך.
ייתכן שתוכל לרכוש את המערכת החדשה שלך עם כרטיס אשראי באינטרנט, אבל מערכות גדולות יותר עשוי להיות חוזה זה צריך להיות מעובד וחתם.
ברי אומר, "לפעמים אתה יכול להתחיל להשתמש במערכת החדשה שלך באופן מיידי, בעוד מערכות אחרות צריך להיות מותאם אישית. DonorPerfect Online ידועה עבור התאמה אישית של מערכת לפני שתתחיל, בעוד מערכות אחרות, כגון GiftWorks, קל לשימוש מן לקבל - יש מערכות שיזדקקו ליועץ שיוקם ".
זכור כי אתה משתמש ב- CRM שלך כדי לשפר את היחסים התורמים ביותר, אבל אתה יכול אפילו להשתמש בו כדי לשפר את אסטרטגיות גיוס כספים שלך, יותר מדי.
דן קווירק הוא מנהל השיווק במעבדות סלסה, חברת התוכנה המתקדמת לגיוס כספים לעמותות ממוקדות צמיחה. ההתמקדות השיווקית של דן ביצירת תוכן, באופטימיזציה של המרות ובטכנולוגיה שיווקית מודרנית מסייעת לו לאמן צוותי פיתוח ללא מטרות רווח על שיטות עבודה מומלצות לגיוס משאבים דיגיטליים.