חובות עבודה של מזכירות מנהלים ועוזרי ניהול

הן מזכירות מנהלים ועוזרים מנהליים מספקים תמיכה ניהולית מתקדמת למנהלים או למנהלים. אבל מה שמפריד בין עמדות משרדיות אלה מעבודות משרדיות נוספות ושגרתיות יותר הוא רמת האחריות והסודיות הקשורות בהן.

בנוסף לתפקידים בסיסיים של המשרד, גם העוזר האדמיניסטרטיבי והמזכיר המבצעת אחראים על הכתיבה או הכנת הדוחות, ארגון ותזמון פגישות, עיון במסרים נכנסים על מנת לקבוע את משמעותם, הכנת סדר יום לישיבות הדירקטוריון, ביצוע הסדרי נסיעה, עריכת פרוטוקולי ישיבות, מחקר, הכנת התכתבות, ופיקוח והכשרה של צוות המשרד.

תפקידים אלה עשויים לדרוש רמות שונות של ניסיון ויש להם את כל אלה כותרות עבודה דומים:

• עוזר מנהל ברמת הכניסה
• עוזר אדמיניסטרטיבי
• עוזר אדמיניסטרטיבי בכיר
• מזכירה ראשית
• מזכיר בכיר
• מנהל משרד
• מנהל בכיר במשרד

הערה: העוזרים לעוזר משפטי ורפואי הם שונים למדי ודורשים הכשרה מיוחדת הנדרשת במקצוע שבו הם עובדים.

הבדלים בין עוזרי אדמיניסטרציה ומזכירים

לתפקידים של מזכירות מנהלים ועוזרים מנהליים יש חפיפה ניכרת, וההבדלים בתפקידים יכולים להשתנות בהתאם לארגון. בחלק מהמקרים מתמקד המזכיר המבצעי בתפקידים מנהליים נוספים למנהל או למנהלים, כגון תזמון פגישות, תכנון נסיעות, טיפול בתקשורת כתובה ואפילו הנהלת חשבונות. עוזר אדמיניסטרטיבי יכול להתמקד יותר משימות עסקיות משימות ולקחת על עצמו יותר תפקיד מנהיגות בכמה יכולות, יצירת תוכניות עבור פגישות או כנסים, ניהול תקציבים, וטיפול החיוב הספק.

עוזרים מנהליים עשויים להיות נדרשים להיות בעל השכלה מיוחדת יותר במקרים מסוימים, כאשר ניהול הפעילות העסקית היא קריטית.

ליבה מיומנויות עבודה

הן מזכירות מנהלים ועוזרים מנהליים יש ליבה של מיומנויות עבודה כי הם חיוניים בשני התפקידים. אלה כוללים מיומנויות ארגוניות חריגות, יכולות תקשורת מצוינות בכתב ובעל פה, כמו גם תשומת לב רבה לפרטים ולמקצועיות.

הם חייבים להיות בעלי מיומנות טכנית עם כלי אוטומציה במשרד, כולל יסודות תוכנה כמו Microsoft Word, Excel ו- PowerPoint, כמו גם כלי הנהלת חשבונות כגון QuickBooks .

עוזר אדמיניסטרטיבי או מזכיר בכיר במשרד קטן

במשרד קטן, האחריות של עוזר מנהל או מזכיר בפועל מתבצעים בדרך כלל על ידי מגוון של צוות המשרד. עבודה כלשהי עשויה להיעשות בפועל על ידי המנהלים של החברה עצמם, ואת העוזר המינהלי או מזכיר תפקידי המבצעת עשויים לכלול מגוון רחב יותר של אחריות לפי הצורך בארגון קטן יותר.

עוזר אדמיניסטרטיבי או מזכיר בכיר במשרד בינוני

ככל שגודל החברה גדל, הצורך אדם מאורגן מאוד יכול לבצע מגוון רחב של משימות גדל. זה נכון במיוחד עבור מנהלים המפעילים חברות הדורשות רמות גבוהות של סודיות ויושרה עבור העסק המתנהל.

עוזר אדמיניסטרטיבי או מזכיר בכיר במשרד גדול

זה מקובל עבור משרד גדול יש כמה עוזרי ניהול ו / או מזכירות מנהלים. בגודלה של חברה זו, בדרך כלל יש צורך במנהל משרד אשר מתאם את הצוות המשרת את מנהלי החברה.

במקרים מסוימים, עוזר אדמיניסטרטיבי ילווה את המנהל בטיולים עסקיים ארוכים על מנת לסייע בהסדרי פגישות, תזמון ומשימות ארגוניות חשובות אחרות.