עבור עסקים רבים, מחלקת חשבונות לתשלום אינו מקבל הרבה תשומת לב, אלא אם משהו משתבש. עם זאת, יש הרבה כדי להיות רכשה את מחלקת חשבונות payable כי הוא גם לרוץ. לעומת זאת, יש הרבה בעיות שיכולות לבוא מאחד שהוא רק צולע יחד. למחלקה זו יש לעיתים קרובות השפעה עצומה על תזרים המזומנים של העסק, ויש הזדמנויות שניתן להשיג או להפסיד מ ניצול הסכמי תשלום עם ספקים.
חשבונות מנוהלים היטב צריך להיות מסוגל לנצל את הנחות נפח והנחות תשלום מוקדם, כמו גם קביעת הדרך הטובה ביותר לשמור על רוב המזומנים הזמינים לעסק עבור הוצאות והשקעות אחרות. מחלקת זה צריך גם להיות מסוגל להבטיח כי הספקים עומדים חובותיהם על בסיס הסכמים וחוזים, כך שאם נפח או איכות סטנדרטים לא נענו, בעיות נפתרות פעולות מתקנות מתאימות נלקחים.
בעיות נפוצות חשבונות זכאים
אמנם יש הזדמנויות רבות עבור קיצוץ עלויות לשחרר את הכסף, יש גם מספר מכשולים כי עסקים הפנים כאשר מנסים להשיג את המטרות הללו. קנון של 2014 חשבונות Payable המחקר מצא כי עיבוד נייר היה אחד המקורות הגדולים ביותר של בעיות עבור ארגונים רבים, עם הזמן שנדרש כדי להתמודד עם חשבונית נייר להיות הבעיה הגדולה ביותר.
מקורות חשובים נוספים לדאגה היו:
- להבטיח כי התשלומים מתבצעים בזמן
- ייעול תהליך אישור החשבונית
- קבלת התנאים התשלום הטוב ביותר עם ספקים ולוודא כי חובות נפגשו משני הצדדים
- התמודדות עם מגוון של חשבונות הספק ומערכות חשבוניות
- הקלטה ואימות של אבטחת נתונים ועסקאות
רבים מהנושאים המפורטים הם גרועים או שנוצרו על ידי הסתמכות על חשבונית נייר. אבודים הניירת היא בעיה שכיחה בארגונים רבים, וכתוצאה מכך מאוחר או החמיצו תשלומים. בנוסף, בעוד מספר עסקים מעוניינים digitizing הניירת שלהם, רוב הספקים עדיין דיוור חשבוניות נייר או לשלוח אותם בפקס.
רוב העסקים הקטנים להתמודד עם חשבונות משלהם ניירת, וחלק גדול זה נעשה באופן ידני. מאז ספקים מעטים עברו על החיוב האלקטרוני, רוב הארגונים מבזבזים כמויות גדולות של כוח אדם ידנית הזנת נתונים ויצירת עותקים דיגיטליים של תיעוד.
שימוש בתיעוד נייר מאט את תהליך אישור החשבונית לעתים קרובות, שכן יש לבצע עותקים ולהעבירם לחברי ההנהלה המתאימים לבדיקה. כאשר הניירת אינה נגישה בקלות או זמינה בפורמט דיגיטלי, זהו אתגר לנתח נתונים ולוודא כי הסכמי התשלום הטובים ביותר מתקבלים וכי חובות מתקיימים. על הזמן ועל הסכמי הנחה מוקדמת יכול בקלות ללכת לאיבוד אם עסקים אינם מסוגלים לבצע תשלומים כאשר הם נדרשים, כך נושאים הקשורים הניירת יכול להיות יקר.
שיפורים ואופטימיזציה
בשל העובדה כי מספר נושאים הקשורים להפעלה נכונה של חשבונות payable מחלקות נובעות מאותם סיבות שורש, יש גם כמה התאמות כי ארגונים יכולים לעשות את זה יטפל דאגות רבות בו זמנית. שלוש הדרכים היעילות ביותר, כי עסקים יכולים לייעל את החשבונות שלהם לתשלום חשבונות המחלקה הם:
- השתמש זיהוי תו אובייקט כדי לספרת ניירת
- נצל את הפורטלים המקוונים הזמינים לספקים
- יצירת זרימות עבודה של ניהול
OCR
בעוד חברות רבות באופן שגרתי לנצל את הסורקים כדי ליצור עותקים דיגיטליים של הניירת, זה בדרך כלל רק כרוך ביצירת תמונה של מסמך נשמר במחשב. משמעות הדבר היא כי עדיין יש להזין מידע באופן ידני לתוך מסד נתונים, ולכן בעוד אובדן הרשומות הוא פחות בעיה, זה עדיין זמן רב.
זיהוי תו אובייקט, או OCR, כולל סריקת מסמך ואחזור נתונים ממנו. נתונים אלה ניתן להוסיף באופן אוטומטי למסד נתונים או גיליון אלקטרוני. תהליך OCR מסייע להפחית את הבעיה של שגיאות הזנת נתונים ידני ומאפשר להזין מידע מיד עם קבלת הניירת. OCR לוקח בערך באותו זמן עבור עובד כמו סריקת מסמך כדי ליצור קובץ תמונה, וזה בדרך כלל לא דורש שום צעדים נוספים. לגרטנר, ישנם ארגונים שמסוגלים לפרסם 80% או יותר מהחשבוניות שלהם מבלי שעובד צריך להיות מעורב ישירות.
פורטלי הספק
ייעול התהליך להזנת חשבוניות ונתונים למערכת מרכזית יכול לאפשר לעסקים ליצור או לנצל פורטל מקוון המאפשר לעסק ולספקים שלו לעקוב אחר הזמנות, להסתכל בחשבוניות ולראות מתי מתבצעים תשלומים. הפיכת נתונים אלה לזמינים למספר אנשים בארגון יכולה לסייע להבטיח שחשבונות החייבים יהיו בעלי פיקוח נאות, ויכולים לסייע להאיץ את הזמן הדרוש לאישור חשבוניות. מתן אפשרות לספקים לגשת לפורטל מאפשר לעסקים אלה לשלוח חשבוניות ולעקוב אחר תשלומים, וכן להיות מודעים לכל בעיה בנוגע לאספקה שהתקבלה או לחשבוניות בנושא חשבוניות.
הקמת workflows ותהליכים
עם זאת, ארגון מחליט לטפל במאמצי ניהול הנתונים שלהם, חשוב שקיים תהליך קבוע לניהול חשבונות ותשלומים. זה מאפשר לעסקים כדי להבטיח כי פעולות פועלות להבין חלופות אם הם מסורבלים או להוביל לשגיאות או עיכובים. לדברי Deloitte, תהליכים אלה צריכים לפרט מה חשבונות חשבונות לתשלום עושה כאשר הוא מקבל חשבונית, איך הנתונים הוא קלט משותף ומה התהליך הוא מקבל חשבוניות אושרה. צריך להיות גם הנחיות לקביעת הדרכים הטובות ביותר להתמודד עם תשלום סוגים שונים של ספקים.
בעוד ספקים רבים מציעים הנחות לתשלום תוך 30 או 90 יום, זה לא יכול להיות שווה את ההנחה אם זה עושה מעכב תזרים המזומנים של הארגון. זה גם חיוני כי יש דרך לוודא כי הן החברה וספקים עומדים הפגישה של חוזה או הסכם. הקמת workflows להתמודדות עם בעיות אלה יכולים לסייע לארגונים לעשות את הבחירות הנכונות.
כאשר הספקים אינם מספקים בזמן, בכמויות מספקות או בכמות מתאימה של מלאי, חברות עשויות שלא לרצות לשלם חשבוניות עד אשר ייפתרו עניינים אלה. זרימת עבודה יכולה להיות קריטית בקביעת מה צריך לעשות כאשר בעיות אלה נוצרות. בנוסף, תשלומים לספקים גם צריך להיעשות בזמן כדי למנוע הפסדים או עונשים שנגרמו על תשלומים מאוחר. כל הסכם הספק צריך להיות מתועד ומעודכן כמו דברים משתנים, ותהליכים צריכים להבטיח כי כל חשבון מטופל כראוי.
יצירת זרימות עבודה עשויה גם לסייע לחברה:
מיקור חוץ
תיעוד רשומות, יישום OCR ושימוש בפורטל כי ספקים יש גישה לא יכול להיות משהו נחוץ עבור עסקים קטנים יותר, אבל ארגונים לא צריך להניח כי העלות תמנע עסקים מלהיות מסוגל לנצל אותם. בעוד העלות של הקמת ושמירה על מערכות אלקטרוניות עשוי להיות אוסרני עבור ארגונים קטנים ובינוניים רבים, עושה זאת בתוך הבית הוא לעתים קרובות לא הכרחי. יש מגוון של ספקי צד שלישי כי ארגונים יכולים למיקור חוץ משימות אלה. ארגונים יכולים לקבל סיוע outsourced עבור כל דבר, החל תהליך OCR כדי לסייע לחברה ליצור workflows לניתוח חוזי הספק.
בעוד ארגונים עשויים לא להיות מסוגל לרגל את העלויות של יישום מגוון של מערכות IT על שלהם, לאחר צד שלישי לטפל בהם הוא לעתים קרובות מאוד סבירים. עסקים יצטרכו להשוות את העלויות של שימוש צדדים חיצוניים לפתח את המערכות הללו נגד החיסכון הפוטנציאלי ואת הערך של שחרור במזומן, אבל מיקור חוץ מאפשר לארגונים לנצל את הטכנולוגיה ואת המערכות כי בדרך כלל יהיה יקר מדי.
- ודא כי הזמנות הרכש נוצרות עבור כל הזמנה חדשה
- ודא שחשבוניות מתאימות למוצרים שהתקבלו ועומדים בהסכמים חוזיים
- בדוק רשומות כדי להבטיח את התשלומים נעשים, כי הם עשויים בזמן וכי הם לא כפולות
- לקבוע את השיטה הטובה ביותר של תשלום חשבוניות, כגון באמצעות EFTs או כרטיסי אשראי, כדי להפחית את דמי