להתארגן כרוך הרבה יותר מאשר רק ניקיון ערימות של ניירות לאבק את העומס יש לך על השולחן שלך. הארגון כרוך ביצירת מערכות ונהלים עבור כל החלקים השונים של העסק שלך; זה יש פוטנציאל לעזור לך להיות פרודוקטיבי יותר רווחית. הרעיונות הבאים כוללים כמה מן הדרכים הטובות ביותר שאתה יכול להיות מאורגן יותר בעסק הקטן שלך. נסה רק אחד עבור שיפור איטי ומתמשך או להפוך תוכנית לשלב תהליך ארגוני חדש בכל חודש בעסק שלך השנה.
01 - להשתלט על מסמכים ומסמכים
כעת, כשיש לך מושג טוב יותר על סוג המסמכים שאתה עובד איתם, הגיע הזמן ליצור - או לשפר - את מערכת תיוק המשרד שלך. סוזן וורד להרכיב מדריך מועיל ליצירת מערכת ניהול מסמכים שיכולים לעזור לך ליצור או לכוונן את תהליך הנייר שלך ולקבל את זה מאורגן.
אם תחליט שהגיע הזמן להתחיל לנוע לעבר משרד ללא נייר ( קרא את היתרונות והחסרונות הראשונים ), תוכל להתחיל לסרוק את הקבלות שלך ולבצע בהן דיגיטציה, באמצעות חשבוניות מקוונות ושירותי תשלום כגון FreshBooks, מעבר לתכנית חתימה דיגיטלית כגון DocuSign , וכן באמצעות ענן עבור גיבוי נתונים בארכיון. אם אתה אוסף כרטיסי ביקור באירועים במהלך השנה, זה יכול להיות גם רעיון טוב להשקיע סורק כרטיס ביקור, כך שתוכל לספרת מידע ליצור קשר מיד תעלה את כרטיסי הנייר.
02 - השתמש בכלים פרודוקטיביות הנכון
- ניהול אנשי קשר. מתוך מעקב אחר הלקוחות שלך לזכור אנשים שאתה פוגש בעת הרשתות, כל בעל עסק קטן צריך מערכת לניהול מידע ליצירת קשר. באפשרותך לבחור מערכת מקיפה לניהול קשרי לקוחות (CRM) כגון Salesforce, או לניהול קנה מידה קטן יותר, תוכל להגדיר את אפליקציית אנשי הקשר הקיימת שלך כדי לעבוד עבור העסק שלך.
- מפגשים ותקשורת. בין אם אתה מנהל פגישות פנים אל פנים, בטלפון או באמצעות שירותי וידאו צ'אט, יש דרך להפוך את התהליך יותר מאורגן. אתה יכול להשתמש בשירות כמו לעשות כדי לקבל את הפגישות שלך מאורגן יותר - לפני, במהלך ואחרי.
- חשבונאות וחשבונאות. ארגן וייעל את אופן החשבונית, קבל תשלומים ונהל זרימת מזומנים באמצעות כלים כגון QuickBooks Online, Xero and Wave.
- נסיעות ומעקב אחר הוצאות. תוכל להשתמש ביישומים כמו Expedia ו- Trip כדי להפוך את תוכניות הנסיעה לקלות יותר. לאחר מכן, פעם אחת על הכביש, Apps כמו Expensify לעזור לך לעקוב אחר הוצאות ולבצע דיווח כאשר אתה מקבל הביתה הרבה יותר מאורגן.
- ניהול מדיה חברתית. כולנו יודעים כמה זמן ניתן לבזבז על מדיה חברתית אם אתה לא מתקרב אליו באופן שיטתי ומאורגן. זו הסיבה כלים כמו Hootsuite ו מאגר יכול להיות יקר עבור בעלי עסקים קטנים.
- ניהול דוא"ל. אם אתה משתמש ב- Gmail בעסק הקטן שלך, יש לך גישה לא מעט תוספים של Google שיכולים לקבל במהירות את תיבת הדואר הנכנס שלך. אם אתה משתמש באפליקציית דוא"ל אחרת, נסה את SaneBox לסינון אוטומטי, תזכורות ועוד.
- ניהול פרוייקט. יישום טוב לניהול הפרויקט יעזור לך לעקוב אחר משימות, לשתף קבצים ולשתף פעולה עם חברי הצוות במקום אחד וזה יכול להיות אחד הכלים הטובים ביותר שאתה יכול להשתמש כדי לקבל את העבודה שלך מאורגן. נסה Basecamp או אסאנה לפתרון ניהול פרוייקט All-in-One.
פרודוקטיביות היא תהליך אישי מאוד ואת היישומים שאתה צריך יהיה ספציפי לך את העבודה שאתה עושה את הדרך שבה אתה נוטה לעבוד. קח את הזמן כדי לחקור מה הצרכים שלך לפני שילוב כלי חדש בתהליך שלך. אולי אתה לא צריך כמה שאתה חושב. לקבלת השראה כלי נוסף פרודוקטיביות, לקרוא מאמר זה עם 101 עסקים קטנים פרודוקטיביות Apps ולחקור אלה 27 זמן שמירת יישומים .
03 - קבל את המחשב מאורגן
הנה רשימה של דברים שאתה יכול לעשות עכשיו כדי לקבל את המחשב מאורגן בחזרה לעבודה צורה:
- לנקות את שולחן העבודה שלך. ישנן כמה דרכים אתה יכול ללכת לכאן, וזה הכל תלוי בסגנון העבודה שלך ואיך אתה משתמש במחשב. תוכל להיפטר מכל דבר, החל בשולחן העבודה, למעט פח האשפה שלך (זכור שסמלי האפליקציה בשולחן העבודה הם רק קיצורי דרך - כל היישומים בפועל שלך נמצאים בדרך כלל בתיקיית היישומים שלך). לחלופין, תוכל להוסיף כמה קיצורי דרך ליישומים ולקבצים הנפוצים ביותר שלך. אני נוטה לטעות לעבר האפשרות הראשונה, הולך כמו יעיל ככל האפשר, אבל לעתים קרובות באמצעות שולחן העבודה שלי עבור גישה קלה לקבצים אני עובד כרגע. ואז אני מעביר אותם לבית הקבע שלהם ברגע שאני גמור.
- הגדרת מערכת תיוק דיגיטלית. אם כבר מדברים על מתן המסמכים שלך בבית קבע, זה המקום שבו אתה יוצר מערכת תיוק שעושה הגיוני לך כל כך אתה יכול למצוא את המסמכים שאתה צריך כאשר אתה זקוק להם. מדריך זה לארגון קבצים ותיקיות מספק מספר עצות מצוינות שיעזרו לך להתחיל.
- עדכון תוכנה. אם המחשב שלך מוגדר באופן אוטומטי להתקין את העדכונים של היישום ושל מערכת ההפעלה, מצוין. אם זה תהליך ידני בשבילך, אתה צריך לבדוק עדכונים לפחות דו חודשית מאז רבים כוללים תיקוני אבטחה. לאחר מכן, פעם בשנה, עיין בגרסאות הנוכחיות של התוכנה שבה אתה משתמש, וקבל את ההחלטה אם הגיע הזמן לשדרג.
- חפש וירוסים ובעיות ביצועים. לא משנה איזה סוג של מחשב יש לך, כולם יכולים לקבל וירוסים או תוכנות זדוניות (כן, אפילו Macs!). אם יש לך מחשב מבוסס Windows, אלה עצות תחזוקה PC מ PCWorld יעזור לך לשמור על המחשב בריא לפעול בצורה חלקה.
- אמת את תקינות גיבוי הנתונים. אתה מגבה את הנתונים שלך, נכון? אם לא, לדלג על כל דבר אחר לעת עתה ולעשות את זה קודם. ניתן להשתמש בשירות גיבוי נתונים המבוסס על ענן, כגון Carbonite, Backblaze או CrashPlan, או שתוכל להשתמש בכונן קשיח חיצוני שתחבר למחשב (אני עושה את שתיהן). עם אפשרות אחת, להגדיר את השירות או הכונן לנהל גיבויים אוטומטיים רציפה אז אתה לא צריך לעשות שום דבר באופן ידני. לאחר מכן, פעם או פעמיים בשנה, להיכנס לשירות הגיבוי שלך או לנהוג ולחטט סביב כדי לוודא שהכל שם ונגיש אם אתה צריך למשוך עותקים למחשב המקומי שלך.
- סובב את תיבת הדואר הנכנס שלך. רבים בעלי עסקים קטנים יש אהבה שנאה היחסים עם תיבת הדואר הנכנס שלהם. הם אוהבים את זה כי זה כלי תקשורת פרודוקטיבי ויעיל ביותר; אבל הם שונאים את זה כי זה יכול במהירות לצאת מכלל שליטה גרימת מתח מיותר . יש דברים שתוכל לעשות כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך בתור, כגון שימוש באוטומציה, ייעול מה שאתה מקבל על בסיס יומי, והגבלת התדירות שבה אתה בודק דוא"ל במהלך היום. קרא מאמר זה עבור ניהול דוא"ל עצות שיהפכו את תיבת הדואר הנכנס כלי פרודוקטיביות רב עוצמה ולא למצוץ זמן גדול.
טיפים לעיל יעזור לך לקבל את העסק הקטן שלך מאורגן באופן מיידי, אבל זוכר כמה מהר דברים יכולים לצאת מכלל שליטה. זוג פעילויות אלה עם החלטה לבצע סקירה מהירה וקלה של הניירות שלך, כלי הפרודוקטיביות ואת מצב המחשב כמה פעמים בחודש, כך שתוכל להישאר מאורגן ולמנוע דברים להגיע לרמות המכריע של חוסר ארגון.