מה אם אתה מחשיב את עצמך סופר מאורגן ואתה כבר לנצל רשימת תיוג בעת תכנון אירוע, אבל נתקלתי במצבים שבהם הבנת (מאוחר מדי) כי אתה לא נוטים לפרט חשוב. לאן טעתה?
כל אירוע דורש תכנון רשימת אירועים המתוכנן עם האירוע המסוים הזה בראש ומתאים למפרטים האירוע הפרט. אז כל רשימת האירועים תכנון שונה. עם זאת, ישנם חמישה פריטים, כי אתה חייב להיות על האירוע שלך רשימת התכנון, ללא קשר אם אתם מתכננים מסיבת יום הולדת קטנה או פונקציה ארגונית גדולה.
חוזים לאירוע
זה אולי נשמע ברור, אבל הקפד לחתום - ולקבל עותקים חתומים בתמורה - כל החוזים שאתה צריך עבור האירוע שלך. זה כולל חוזי אירועים עם הלקוח, מקום, ספקים, מלון, בידור וכו 'לחיצת יד המשרד היא דרך טובה לנהל את העסק, אבל לא הדרך להבטיח את העסקת כל הספקים ולא את הדרך להתחייב לעבוד עבור לקוח .
קבל הכל בכתב ולא עושים שום עבודה או להשקיע שקל על תכנון האירוע שלך עד כל הניירת נחתם ונמסר. אם אתה מתכנן אירוע שזקוק לחוזה לאירועים עבור שירותי האירועים שלך, לחץ כאן.
אשר את תאריך ושעת האירוע
אתה ברך עמוק בשלבי התכנון של האירוע הזה.
איך יכול מישהו לקבל את התאריך הלא נכון? ספקי לעתים קרובות יש עסקים אחרים נכנסים. לקוחות עשויים להסכים תאריך ושעה עבור האירוע ולאחר מכן פשוט לשכוח להודיע לך על שינוי תוכניות. לפני שתתחיל לתכנן את האירוע שלך, בדוק את התאריך ואת זמן ההתחלה והסיום וקבל אותם בכתב כך שכולם נמצאים באותו דף.
לשכור עזרה נוספת
אל תזלזל בערך של קבלת עזרה נוספת ביום האירוע שלך. תמיד יש משהו שצריך לטפל בו ואת רוב מתכנני האירוע כבר עסוקים מדי מפעיל את האירוע להקדיש את תשומת הלב שלהם למצבים שעולים. שכירת עזרה נוספת היא צעד חשוב כי הוא התעלמו לעתים קרובות עד שזה אולי מאוחר מדי לשכור את צוות האירוע הטוב ביותר עבור העבודה בהישג יד. לא להסתפק שאריות כשמדובר עובדים צוות האירוע. שים פריט זה ברשימת האירועים שלך ומצא את הצוות המאומן ביותר עם הניסיון הדרוש לך שמתאים לתקציב האירוע שלך.
ניהול אתר הליכה
שום דבר לא משתווה לדמיון משהו בראש שלך כמו לחוות את זה ממקור ראשון. ביצוע ההליכה באתר האירוע עם הלקוח והספקים שלך הוא צעד קריטי בתהליך תכנון האירוע.
הוא מהווה הזדמנות להעלות שאלות, לטפל בבעיות, ולהגיע להסכם על הגדרת החדר, עיצוב, מיקום הרישום, ואת זרימה כוללת של האירוע. פעמים רבות, גם כאשר אנו חושבים שאנחנו מתקשרים בבירור, החזון שלנו לגבי משהו הוא בניגוד מוחלט למה שמישהו אחר חוזה על פי התיאור שלנו. קח הליכה של שטח פיזי במהלך שלבי התכנון ולכן אין הפתעות ביום האירוע.
כלול תזכורות למעקב
בעולם האידיאלי, לספר למישהו פעם אחת יהיה מספיק כדי להבטיח את העבודה נעשה. למרבה הצער, עולם העבודה האמיתי לא עובד ככה או לפחות לא את העסק של תכנון האירוע. עם כל כך הרבה פרטים כדי לנהל שחקנים מרובים המעורבים בשלבים שונים של האירוע, קל עבור משהו ללכת לאיבוד.
לכן, כאשר אתה מפתח את האירוע רשימת תכנון כדי לשמור על סדר היום ועל לוח הזמנים, כולל תזכורות עבור מעקב מסוימים. לדוגמה, אם דיברת עם קייטרינג על רעיונות לתפריט, כלול פריט ברשימת האירועים שלך, "מעקב עם הקייטרינג בתפריט המוצע" ו "טעימות בתוספת עם קייטרינג". בתכנון האירוע, אין דבר כזה מאשר משהו יותר מדי פעמים.