פגישות קדם-קדם

מתכנני הפגישה והאירוע צפויים לערוך מפגש "טרום-קדם" עם מנהל שירותי הכנסים בבתי מלון, מתקני כנסים, מרכזי כנסים ובמקומות אחרים לפני ועידה מתוזמנת.

זה בעצם הכנס לפני הוועידה.

עבור מי שלא יכול לתכנן פגישות תכופות, פגישה קדם-קון עשויה להיראות לא נוח או מביך בהתחלה כי זה עשוי לכלול מונחים חדשים או שפה, כגון "אירוע לחדש" או "אירוע אירוע משתה".

מה צריך לצפות מתכנני האירוע מ מראש קון?

Pre-con הוא מפגש המתקיים עם ספקים ואירועים הספקים האירוע שבו האירוע או התוכנית מתוכננת להתקיים. זה מתקיים בדרך כלל יום או יומיים לפני האירוע בפועל שונה מהטיול דרך כי מתרחשת ביום של אירוע.

יש אנשים שיכולים לקשר פגישות מראש עם תכנון כנסים גדולים יותר, כנסים, קונגרסים ותוכניות תמריצים. עם זאת, זה גם מקובל לקיים מפגש מראש con עבור סמינרים ואירועים מיוחדים אחרים.

למה לצפות במהלך מפגש טרום מפגש

מפגש קדם-קון מאפשר למתכנן האירוע הזדמנות לסקור את כל הלוגיסטיקה הסופית עבור תוכנית מסוימת עם צוות ניהול הספק המעורבים בתוכנית.

בדרך כלל, מפגש מראש קון מתואמת ומתוזמנת על ידי מנהל שירותי הכנס של המקום. הוא יזמין מנהלים מתחומים שונים המעורבים באירוע כדי לסקור את הלוגיסטיקה של התפקיד המסוים שלהם לאירוע.

זהו זמן מצוין עבור המפגש או מתכנן האירוע ליצור קשר עם כל המעורבים.

במהלך הפרה-קון, מתאים למתכנן האירוע להדגיש כמה מהמטרות המרכזיות של האירוע, כולל מידע חשוב על הארגון המארח את האירוע, מסרים מרכזיים המועברים באירוע, ואנשים חשובים.

Pre-Con האם הזמן הנכון כדי לבדוק את קורות החיים

אירוע לחידוש ידוע גם מפרטי האירוע. הוא כולל את כל המידע הרלוונטי על תוכנית או אירוע, כולל פרטים על התוכנית עצמה. פריטים אלה עשויים לכלול חלק מהפעולות הבאות או את כולן: תאריכים, זמנים, אנשי קשר, פרופילי משתתפים, אנשי קשר לשעת חירום, מזון ומשקאות, תחבורה, פרטי משלוח, חיוב, אודיו / חזותיים וצרכים מיוחדים אחרים.

כל מנהל מחלקה יסקור את הבנת האירוע , כולל פרטים רלוונטיים ונהלי עבודה אופייניים. הם גם לסקור את ההבנה של האירוע האירוע ומידע בעבר משותף על האירועים אירוע משתה.

מתכנני פגישות ואירועים צריכים לזכור לשאול שאלות מפורטות הקשורות למפרט האירוע במהלך תקופה זו, כגון רמות האיוש ושמות אנשי הקשר המרכזיים במהלך האירוע בפועל מכל האזורים המיוצגים. מרכיבים מרכזיים של הדיון מראש קון עשויים לכלול סקירה של:

• דרישות מזון ומשקאות
• רשימת חדרי אירוח (אם יש צורך)
• כנס סחר להראות דרישות התערוכה
• חדר ישיבות ודרישות שטח תצוגה של מסחר (תוכניות קומה)
• דרישות טכניות, כגון חשמל ותקשורת

• פרטים על מיקום השילוט

זהו הזמן האידיאלי לבצע שינויים ברגע האחרון. למרות שהם לא תמיד אוהבים את זה, רוב הספקים והספקים מצפים לשינויים סבירים (ובלתי סבירים). כמובן, אם מראש קון מתוכנן במהלך זמן כאשר הגדרת מתבצעת, לשקול ביצוע בדיקה בחדר מוקדם כדי לוודא הכל פועל בצורה חלקה.