לא להפוך את אלה פגישה מועצת המנהלים דקות טעויות!

כל המדינות מחייבות תאגידים לקחת ולהפיץ דקות של פגישות, וכל המדינות דורשות שדירקטוריונים ימשיכו לדקות. אבל אין כללים ספציפיים לגבי מה לכלול בפגישות מועצת המנהלים וכיצד לקחת את הדקות האלה. יש בהחלט טעויות שאתה יכול לעשות תוך דקות לוקח כי יכול להפוך את החיים של הלוח הארגוני שלך קשה יותר.

למה לקחת פגישה של מועצת המנהלים דקות?

יש למעשה כמה סיבות לקחת ולהקליט דקות של פגישות החברה שלך.

הסיבה הראשונה והכי חשובה לקחת דקות של פגישות היא תיעוד של מה שהחלטת. אני ישבתי על ישיבות מועצת המנהלים שבה אף אחד לא יכול לזכור החלטה של ​​מועצת המנהלים לפני כמה חודשים. לאחר משהו בכתב עבור העסק שלך,

הסיבה השנייה לפרוטוקול של מועצת המנהלים היא למטרות נאמנות ואחריות. חברי הדירקטוריון נמצאים בעמדה של אמון. הם מקבלים החלטות על הכסף המושקע על ידי בעלי המניות של החברה, והם צריכים להיות מסוגלים להוכיח שהם פעלו בחוכמה, לטובת התאגיד, ללא ניגודי אינטרסים . לאחר פגישה מועצת המנהלים עוזר הלוח להוכיח שהם פעלו בתום לב ולהימנע אחריות אישית על מעשיהם.

הסיבה השלישית היא לצורכי מס. תאגיד הוא ישות נפרדת מבעלי מניות בודדים. כדי להיות בטוח שאתה שומר על ההפרדה, פגישה מועצת דקות לספק שיא.

בלעדיהם, מס הכנסה או רשויות המדינה יכול לשלול את מעמד המס של העסק. תאגיד שאינו מציג אותו פועל כישות נפרדת מהבעלים יכול ליצור מצב מס קשה.

יש איזון עבור עסקים כדי לשאוף בין ביצוע בטוח חברי מועצת המנהלים הם עושים את חובתם להיות מוגן, נגד ארוכה, ללא מטרות מטה מועצת המנהלים כי בזבוז זמן חבר.

אנו נדון באיזון זה במאמר זה.

עכשיו, כשמדנו על הסיבות לקיחת דקות של ישיבות של מועצת המנהלים, הנה כמה טעויות שעושות עסקים, וכמה מחשבות על איך לתקן אותן.

לא ליצור ולהפיץ סדר יום לפני האסיפה

טעות גדולה נוספת של תאגידים בישיבות הדירקטוריון אינה קובעת אג'נדה לפני הפגישה ולא מחלקת את סדר היום, ומסמכים רלוונטיים לפני האסיפה. על סדר היום לכלול כמות זמן ספציפית לכל פריט שעל סדר היום. קיום סדר יום מסוים לא רק הופך את הפגישה לרוץ בצורה חלקה יותר, אבל זה מאפשר הלוח (וכל מי שקורא את הדקות מאוחר יותר) יודע את החשיבות היחסית של כל פריט על סדר היום.

זה לא אומר שמשהו לא יכול לעלות על סדר היום אם זה חשוב ודחוף, אבל פריטים ניתן להוסיף על סדר היום על ידי הצבעה. וזה הרבה דחוף צריך להיות מטופלים על ידי המנהלים, לא הלוח.

חסרים חלקים חשובים של פרוטוקול פגישה של מועצת המנהלים

התבנית עבור דקות הפגישה של מועצת המנהלים צריכה לכלול:

• ה התאריך, השעה והמיקום של הפגישה
• התחלה וסיום זמן, וזמנים שהוקצו פריטים ספציפיים על סדר היום
• איזה סוג של ישיבת מועצת המנהלים - רגיל, מיוחד או שנתי (כל המדינות דורשות חברות יש מפגש שנתי)

• מי היה נוכח, שם לב למנהלים, אורחים ואנשי צוות, ואילו חברי מועצת המנהלים לא היו נוכחים. שמות של מישהו מגיע מאוחר או עוזב מוקדם יש לציין.
• ציון האם קיים מנין חוקי. המניין החוקי נדרש בדרך כלל על פי חוקי החברות עבור כל הקולות שיש לנקוט. הדרישה למניין חוקי היא בדרך כלל יותר ממחצית מהחברים. (עבור מועצת המנהלים של תשעה חברים, למשל, חמישה חברים חייבים להיות נוכחים למניין חוקי).
• אם מצגות ניתנות על ידי ועדות או אחרים, כולל שמות ותארים של המציגים.

פגישה דקות ספציפיות

סביר להניח שהטעויות הגדולות ביותר שעושות הוא לדרוש מידע מפורט על דיונים (לפעמים טיעונים) ותהליכים. המפגשים צריכים לשקף את התוצאות של החלטות, לא מי אמר מה בדיון. נניח הלוח שלך הוא הצבעה על תנועה למכור קו חדש של מוצרים.

בפרוטוקול הפגישה צריך לומר: "תנועה להוסיף קו חדש של תבלינים, תנועה מסומנת ומאושרת, עם כל כך מתנגד". אם היה לקבוצה דיון, עליך להקליט את אורך הדיון ולסכם אותו, אך אינך צריך להיכנס לפרטים על הדיון.

דקות שאינן מספקות מספיק

בצד השני של הספקטרום, כמה דקות אינן ספציפיות מספיק כדי לספק מידע ולשמור על חברי מתוך צרות. אם ההחלטה לא התקבלה פה אחד, תיעוד של חברי מועצת המנהלים שהתנגדו, שנמנעו (וציינו אם ההימנעות היתה בגלל ניגוד אינטרסים).

בעוד שאתה לא צריך להקליט את מכה מכה של כל דיון, או מי אמר מה. אבל צריך להיות מספיק מידע בדקות כדי לשקף את רוח הדיון.

ישיבות מועצת המנהלים ארוכות מדי

אף אחד לא אוהב פגישות ארוכות, אבל יש כמה דרכים לקצר את הפגישה ואת הפרוטוקולים. ייתכן שתרצה לחסוך זמן פגישה בלוח על ידי יצירת סדר היום הסכמה. ביסודו של דבר, סדר יום זה הוא רשימה של נושאים שניתן לטפל בהם במהירות ללא דיון. הרשימה עשויה לכלול דקות מהישיבה הקודמת, דוחות כספיים ודוחות מוועדות או מנכ "ל החברה.

יש לחלק את האג'נדה של ההסכמה, את הדוחות ואת המידע האחר, לפני הפגישה, כך שחברים יוכלו לקרוא אותם. לאחר מכן, בפגישה, סדר היום של ההסכמה הוא חלק מתהליך הפגישה. כל חבר יכול להעלות שאלה או דאגה לגבי סדר היום של הסכמה, אבל אם אין נושאים, את סדר היום הסכמה כולו ניתן להצביע על בעת ובעונה אחת.

סוג לא נכון של החלטות

מועצת המנהלים של החברה מקבלת החלטות על המדיניות הכוללת. החלטות היום-יום נעשות על ידי מנהלי התאגיד על בסיס מדיניות זו. לפעמים לוחות overreach ולנסות לקבל החלטות שנשארו הטוב ביותר לניהול.

לא אישר את הפרוטוקול

זה מפתה, בתוך ההמולה של ההנהלה של פגישות, לשכוח לאשר את הדקות. אבל חשוב לוודא את הדקות כראוי לשקף הן את המכתב ואת הרוח של הפגישה. פרוטוקול נחשב "טיוטה" עד שאושר.

לא שמירה על רשומות של פגישה דקות

אחרי כל הצרות אתה הולך על מנת לשמור על דקות טובות עבור התאגיד שלך, לא לשכוח לשמור על פגישה הארגונית דקות במקום בטוח ונגיש. הגדר תהליך לשמירת דקות בספר רשומות של חברה, או "בענן", בקובץ המוגן בסיסמה.

שכחה להכיר בתפקיד מזכיר החברה

רוב החובות הנוגעות לדקות תאגידים נמצאות בתחומו של מזכיר התאגיד. להיות מזכיר החברה טוב הוא אמנות, ואנשים אלה לעתים קרובות אינם מוכרים מספיק. תגיד "תודה" לאדם זה באופן קבוע.

לא כולל עורך דין כיועץ לדירקטוריון

המידע במאמר זה אינו מיועד לייעוץ מס או ייעוץ משפטי, והכותב אינו עורך דין. בין אם התאגיד שלך הוא פרטי או ציבורי (עם מניות ציבוריות), אתה צריך להיות עורך דין מייעץ לך על איך לקחת דקות החברה, להיות נוכח בפגישות מועצת המנהלים חשוב כדי לוודא שאתה ואת הלוח שלך מוגנים.