להחליט אם אתה באמת צריך פגישה
ראשית, להחליט אם תכנון פגישה הוא הכרחי.
לעתים קרובות, אנו חושבים על מפגש רשמי כדרך הטובה ביותר לשתף מידע או לדון בנושא. אבל אם החדשות שלך ניתן להעביר באמצעות דוא"ל או שיחת ועידה, או רק על ידי התכנסות כמה אנשים במשרד שלך במשך 15 דקות, ואז לדלג על הפגישה רשמית.
רק להזמין את האנשים באמת צריך להיות שם
הוזמנת פעם לפגישה ותהית - באמצע הדרך - למה אתה שם? אל תבזבז את הזמן של אנשים על ידי הזמנת אותם לפגישה כי הם לא צריכים להשתתף. זה לא יהיה מפגש יעיל. האם מישהו מחשבונאות צריך להיות נוכח בפגישה כדי לענות על שאלות התקציב? לאחר מכן להזמין אדם אחד מחשוב אשר מתאים למשימה זו.
אם עמית או מפקח צריך לקבל מידע על מה שנדון בפגישה, אתה לא צריך להזמין אותם לפגישה בפועל. כל שעליך לעשות הוא להכין סיכום פגישה ולשלוח אותו אליהם לאחר מכן. הם יעריכו את שומר הזמן ויש לך את הביטחון כי - כי אתה שם את המידע בכתב - כי הם הודיעו לחלוטין על דיונים.
שלח תזכורות לפגישות
החיים עסוקים ויומנים מתפרסמים במהירות עם פעילויות מתוזמנות. שלח תזכורת לפגישה הבאה יומיים לפני הפגישה. זה יאשר אותם אנשים שהגיבו כי הם יהיו נוכחות וגם מאפשר לך לדעת מראש אם לוחות הזמנים השתנו המשתתפים מפתח לא יכול לעשות את זמן הפגישה המתוכנן.
יש אג'נדה
כדי לתכנן פגישות אפקטיביות, עליך תחילה לתכנן מה יידונו. מהי מטרת הפגישה? מה אתם רוצים להשיג? לפתח אג'נדה פגישה מראש ולהפיץ אותו למשתתפים. ציין את זמן ההתחלה והוסף רשימה קצרה של נושאים שיש לטפל בהם. אל תבלבל את הפגישה שלך עם סדר יום ארוך, מפורט מדי. ציין לפי שם כל אדם שיהיה אחראי על דיווח על אזור מסוים.
להיות ברור לגבי הציפיות
כאשר אתה הראשון לשלוח הודעה על הפגישה, להיות ברור לגבי המטרה שלה ואת הציפיות שלך. האם הפגישה סובבים סביב המצגת ואת המשתתפים צריכים להיות מוכנים לרשום הערות? או האם זה מפגש מוחות שבו המשתתפים צפויים להופיע עם רעיונות והצעות?
בכמה תרבויות ארגוניות, העובדים נאספים כדי להאזין רק ואז לחזור לראש העבודה שלהם. בחברות אחרות משתתפים העובדים באופן חופשי. במקומות העבודה המשותפים של היום, אינטראקציה ושיתוף של רעיונות אינם רצויים רק בפגישות; היא לעתים קרובות מטרת הפגישה עצמה.
התחל בזמן
אם אתה אדם שבדרך כלל מופיע לפגישות בזמן, אז אתה מבין עד כמה זה מתסכל כאשר הפגישה בפועל לא מקבל הולך במשך 15 דקות כמו אנשים לטפטף לתוך החדר.
מה שבאופן בלתי נמנע הוא, קדימה, כולם יודעים כי הפגישות הללו לא להתחיל בזמן כך שכולם מתחילים להופיע מאוחר. קח אחריות על הפגישה שלך. התחל מיד בזמן ההתחלה הנתון. סגר את הדלת והתחל. אלה stragglers בקרוב לקבל את ההודעה כי הם מגיעים מאוחר והם צריכים רק לעשות את הטעות פעם אחת.
תשמור את זה קצר ופשוט
רוב המפגשים מתוכננים לשעה שבה - במקרים רבים - 30 דקות או אפילו 45 דקות יספיקו. כאשר יותר מדי זמן מוקצב, התוצאה הרגילה היא שהזמן מבוזבז. אנשים מתעכבים לאחר הפגישה או מעל לבלות זמן רב מדי על סדר היום נתון. שמור על פגישות קצרות עד לנקודה.
להישאר על הנושא
סדר יום לבדו לא ינהל את הפגישה שלך ביעילות. להישאר על סדר היום ולשמור על דיונים נדודים על משיקים.
כתובת כל השאלות מחוץ לנושא, וקבע כי זה נושא לפגישה אחרת, זה יטופל באופן פרטי, או דומה. אף אחד לא אוהב מפגש מפלט שבו מטרת הפגישה לקח במושב האחורי לשיחה אחרת.
קחו פגישות קטנות יותר מחוץ לחדר הישיבות
הישיבה באותו חדר ישיבות מוכר שנאספה סביב אותו שולחן מוכר היא בדיוק זאת - מוכרת. כדי לעודד את העובדים לקיים אינטראקציה, לחשוב בצורה יצירתית, ולנהל דיונים מלאי חיים, שקול לקחת את הפגישה מחוץ לחדר הישיבות הסטנדרטי.
שקול פגישה ליד שולחן בחוץ אם מקום ומזג האוויר מאפשרים. נסה לאסוף באזור משותף עם ספות ושולחנות קטנים במקום שולחן ישיבות גדול וכיסאות מסתובבים.
אל תפחד לנקוט גישה אחרת
אם הגישה לפגישה לא עובד, אל תפחדו לעבור כמובן. לדוגמה, אם מושב מוחות הוא מניב חדר שקט עם דיאלוג קטן מאוד, לשנות כיוון. להיות גמישים לשים לב איך הפגישה הכללית מתקדמת.
שימוש בטכנולוגיה
תוכנית להשתמש בטכנולוגיה כדי לשמור על המשתתפים עוסקים. בעולם הדיגיטלי של היום, רוב האנשים רגילים לראות גרפיקה או קטעי וידאו לתמיכה במילים שהם שומעים. ערעור על חשיבה זו ולשלב אורקולי בעת תכנון הפגישה שלך.
מחשבים מוקרנים על גבי מסכים גדולים ומצגות לוח חכם המעודדים אינטראקציה הם שינוי מבורך מהמצגות הסטנדרטיות הארוכות של PowerPoint.
שלח סיכום פגישה
בתוך יום לאחר הפגישה, לשלוח סיכום קצר של מה נדון. להפיץ את זה באמצעות הדוא"ל לכל אלה הנוכחים, אלה שלא היו מסוגלים להשתתף בפגישה, ואלו שצריך לדעת. כמו כן יש לכלול כל פריט פעולה, המציין מי אחראי לכל פריט, כמו גם את תאריך היעד.