שליחת דוא"ל עסקי מקצועי מגיע ליצירת הרגלים המתמקדים תקשורת ברורה, תמציתית ומתאימה.
1. השתמש בכתובת דואר אלקטרוני של העסק
כאשר אתה בעל עסק, מנהל עסקים בשם החברה שלך, ודא שאתה משתמש בכתובת דוא"ל עסקית. באופן אידיאלי, זה אומר שיש לך כתובת העסק (כלומר, yourname@yourbusiness.com) כי אתה משתמש עבור כל התקשורת העסקית.
אם הדבר אינו אפשרי, תוכל ליצור כתובת דוא"ל ללא תשלום הכוללת את שם העסק שלך (כלומר, yourbusinessname@gmail.com). שימוש בכתובת דוא"ל אישית שאינה קשורה בבירור לעסק שלך יכולה, במקרה הגרוע, לפגוע במקצועיות שלך ובמקרים רבים לא ניתן להתייחס אליך ברצינות.
2. שמור הודעות קצר ומתוק
אין שום דבר רע בהסבר הדברים בפירוט רב; זה יכול לספק בהירות ולהפחית אי הבנות. אבל כאשר הודעת דוא"ל מתחילה להיראות כמו רומן, אתה יכול במהירות לאבד את תשומת הלב של הנמען לבלבל את הבעיה עם מידע לא רלוונטי. כדי למנוע זאת, מקל עם נושא אחד לכל דוא"ל, וכאשר אתה צריך לעשות כדי להוסיף מידע נוסף, השתמש subheads מודגש כך את הפרטים החשובים ביותר ברורים.
3. השתמש בשורות נושא תיאוריות
האם אי פעם פתחת הודעת דוא"ל המבוססת על הנושא, ובסופו של דבר מבולבל לחלוטין קצת מוטרד כאשר זה היה על משהו אחר לגמרי? מכיוון שאתה כבר שומר את כל הדוא"ל שאתה כותב מוגבל לנושא אחד לכל עצה למעלה, אתה צריך גם לוודא שורת הנושא שלך משקף את הנושא הזה שום דבר אחר.
זה לא רק לעזור לנמען, אבל זה גם יעזור לך לנהל את תיבת הדואר הנכנס שלך .
4. לכוון אותו למטה
קל לתת לדברים לעוף כאשר אתה שולח הודעת אימייל, מכיוון שאתה עשוי להרגיש שאתה מוגן על ידי מסך המחשב שלך, אבל כמה שיחות יכול בקלות להיות misunderstood בדוא"ל. למעשה, ללא רמזים תקשורת מילולית כדי למזג את המסר שאתה שולח, כל דוא"ל יכול להילקח בצורה לא נכונה. אם אתה שולח הודעה שעשויה להיות מוטלת בספק, קרא אותה שוב לפני שתשלח ואם אתה עדיין לא בטוח, אתה כנראה עדיף להרים את הטלפון.
5. הפוך את חתימת הדוא"ל שלך שימושי
ציטוטים, קידומים וידיעונים הרשמות בחתימת דוא"ל עשויים להיות יעילים במצבים מסוימים, אבל פריטים אלה לא צריך לשבור באמצעות חתימת הדוא"ל שלך עבור מה זה נועד לשמש - לספק את פרטי הקשר שלך. כתובת האימייל או התשובה הראשוניים שלך אמורים לכלול חתימת דוא"ל עם שם מלא, חברה וכתובת אתר לכל הפחות. מספר טלפון, כותרת ושחזור כתובת הדואר האלקטרוני שלך לא מזיק.
6. בדוק את האיות ואת הגהה
בדיקת איות קלה. הפוך אותו להגדרת ברירת המחדל בלקוח הדוא"ל שלך כדי לבדוק את כל ההודעות לפני שאתה שולח אותם.
אימייל הוא פורמלי יותר ויש קצת יותר קל עם איות שגיאות דקדוק, אבל זה נראה נורא לשלוח הודעה עם שגיאות. הדבר האחרון שאתה רוצה זה לעשות רושם רע כי היית ממהר לשלוח דוא"ל ודילוג בדיקת איות ודקדוק שלך.
דוא"ל היא שיטה חשובה של תקשורת בעסק, גם אם זה לא העדפה ראשונה שלך. בעקבות העסק האלקטרוני שיטות עבודה מומלצות יעזור לך לשמור על תקשורת הדוא"ל שלך מקצועי פרודוקטיבי , ואתה יכול להיות בטוח כי הרושם שאתה עושה הוא אחד טוב.